Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/13 Z DNIA 10.09.2025

Przedmiot Zamówienia

Dostawy żywności i prowadzenie supermarketów podczas 26. Światowego Jamboree Skautowego 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.  

Opis przedmiotu Zamówienia

Światowe Jamboree Skautowe to duży, międzynarodowy obóz skautowy, który odbędzie się w Gdańsku. Przedmiotem zapytania jest kompleksowa organizacja systemu dostaw i dystrybucji żywności oraz prowadzenia supermarketów w czasie wydarzenia. Jest to największy festiwal młodzieży odbywający się na świecie, w którym uczestniczą reprezentacje 176 krajów świata oraz odwiedzający goście i tustyści. Planuje się zakontraktowanie ok. 396 tys. osobodni.  

...

W tym okresie na terenie miasteczka będzie przebywało kilkanaście tysięcy wolontariuszy.

Zakres oferty

Oferta powinna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis proponowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.   
7. Podpisane oświadczenie o braku współpracy załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

...

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia,w tym wymagań związanych z odpowiedzialnościąśrodowiskową,oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

...

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15) lub siedzibie JOC (Gdańsk, ul. Za Murami 2-10). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 13/2025”.

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 20 27.10.2025 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

1. Ofertyniespełniającewymagańopisanych w niniejszymOgłoszeniuniebędą brane pod uwagęprzezZamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta iJOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOCzastrzegasobieprawo do: odwołanianiniejszegopostępowania w całościlub wczęści w każdymczasie, niedokonaniawyborużadnejoferty, zmianyterminówwyznaczonych w niniejszymZaproszeniu, żądaniadodatkowychszczegółowychinformacjiiwyjaśnieńodOferenta. 

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

...