Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/15 Z DNIA 07.05.2026

Przedmiot Zamówienia

Obsługa transportu i logistyki kontyngentów narodowych XXVI Światowego Jamboree Skautowego.. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT NA PODJĘCIE WSPÓŁPRACY

Postępowanie prowadzone w trybie konkursu ofert na podjęcie Współpracy, zgodnie z § 7 w związku z § 8 ust. 1 Regulaminu postępowania przy wyborze dostawcy usług lub towarów oraz wyboru podmiotu współpracującego z dnia 18 kwietnia 2026 r. 

Przedmiot zamówienia: 

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego zaprasza do składania ofert na współpracę w zakresie świadczenia transportu i logistyki na rzecz kontyngentów narodowych XXVI Światowego Jamboree Skautowego. 

Ogólne zasady realizacji współpracy 

1. Przedmiotem postępowania jest wybór podmiotu współpracującego, który będzie świadczył usługi transportu i logistyki bezpośrednio na rzecz kontyngentów narodowych uczestniczących w XXVI Światowym Jamboree Skautowym. Beneficjentem usługi i stroną rozliczającą jej koszt są kontyngenty narodowe. 
2. Komitet Organizacyjny Jamboree nie finansuje przedmiotowej usługi i nie dokonuje płatności na rzecz wybranego podmiotu z tytułu jej świadczenia na rzecz kontyngentów. 
3. Współpraca, w rozumieniu § 2 pkt 9 Regulaminu, polega na rekomendowaniu kontyngentom przez Komitet Organizacyjny Jamboree wybranego podmiotu jako oficjalnego operatora logistycznego Jamboree i zapewnieniu mu dostępu do kontyngentów oraz informacji niezbędnych do prawidłowego świadczenia usługi, w zamian za korzyści finansowe na rzecz Komitetu Organizacyjnego Jamboree w postaci wynagrodzenia prowizyjnego. 

Przedmiot usługi świadczonej na rzecz kontyngentów 

Kontyngenty narodowe przesyłają na teren zlotu kontenery oraz przesyłki paletowe, których zawartość obejmuje w szczególności: 

• sprzęt obozowy (m.in. namioty, karimaty) przeznaczony dla uczestników kontyngentu; 

• wyposażenie gastronomiczne dla prowadzonych przez kontyngenty punktów żywienia (tzw. food house’ów), stanowiące rozwiązanie alternatywne wobec wynajmu sprzętu od JOC; 

• elementy wyposażenia oraz zdobnictwa namiotów ekspozycyjnych w strefie Plaza; 

• elementy zdobnictwa podobozów; 

• inny sprzęt, w tym sprzęt biurowy oraz transportowy (rowery itp.); 

• marginalnie – produkty spożywcze; Komitet Organizacyjny Jamboree informuje kontyngenty o ograniczeniach formalno-prawnych co do ich przywozu na terytorium RP, jednak nie wyklucza ich obecności w przesyłkach. 

Wybrany podmiot świadczy na rzecz kontyngentów usługi obejmujące w szczególności: 

1. transport cargo kontenerów lub palet: 

• z dowolnego miejsca na świecie do Gdańska (cała trasa), albo 

• od punktu granicznego Unii Europejskiej (port morski, port lotniczy) do magazynu operatora obsługującego kontyngenty; 

      2. obsługę celną przesyłek, obejmującą: 

• koordynację dokumentacji po stronie nadawców (kontyngentów); 

• obsługę ewentualnych kontroli celnych wraz z inspekcją kontenerów; 

      3. dostarczenie kontenerów na teren zlotu w terminie przypadającym przed dniem rozpoczęcia Jamboree, z zachowaniem harmonogramu uzgodnionego z Komitetem Organizacyjnym Jamboree; 

      4. rozładunek kontenerów na terenie zlotu z wykorzystaniem dźwigu o nośności adekwatnej do gabarytu i ciężaru pełnych kontenerów.

Specyfika obsługi celnej 

Z uwagi na charakter zamówienia oferent powinien w swojej ofercie uwzględnić następujące okoliczności operacyjne: 

1. brak kompletnej dokumentacji po stronie nadawcy skutkuje brakiem zwolnienia kontenera z portu lub punktu granicznego; 
2. urząd celny może przeprowadzać inspekcje kontenerów; do czasu zakończenia inspekcji kontener pozostaje zablokowany  
3. w warunkach jednoczesnego napływu znaczącej liczby kontenerów od nadawców niezweryfikowanych uprzednio przez organy celne, czas oczekiwania na inspekcję i zwolnienie może wynosić nawet 2 tygodnie; 
4. oferent zobowiązany jest do przekazywania kontyngentom oraz Komitetowi Organizacyjnemu Jamboree wytycznych dotyczących wymaganej dokumentacji oraz rekomendowanego wyprzedzenia w wysyłce kontenerów. Komitet Organizacyjny Jamboree przekaże kontyngentom stosowne informacje poprzez dedykowane biuletyny. 
5. Oferent wskaże ostateczny termin, do którego będą przyjmowane przesyłki tak by umożliwić ich dostarczenie i wyładunek na terenie Jamboree przed przyjazdem uczestników Jamboree 

Rozładunek na terenie zlotu 

Z uwagi na gabaryty i ciężar kontenerów ich rozładunek na terenie Jamboree wymaga użycia dźwigu o odpowiedniej nośności. Oferent uwzględnia w szczególności następujące uwarunkowania: 

1. transport kontenerów z magazynu operatora na teren zlotu organizuje operator, zapewniając dostępność jednego lub więcej dźwigów  
2. ruch dźwigów na terenie Jamboree będzie koordynowany przez Komitet Organizacyjny z ruchem innych pojazdów na terenie Jamboree w trakcie prac przygotowawczych.  
3. żadne dostawy kontenerowe nie będą możliwe po dniu 28 lipca 2027 (przyjazd pierwszych uczestników Jamboree); 
4. teren Jamboree charakteryzuje się ograniczoną stabilnością podłoża; konieczne jest poziomowanie i wzmacnianie podparcia dźwigu, co jest czasochłonne – oferent powinien ustalić normy czasowe operacji rozładunkowych na etapie postępowania; 

Wymagania merytoryczne i organizacyjne 

Oferent zobowiązany jest wykazać, że dysponuje: 

1. zdolnością do przyjęcia, składowania i wydania kontenerów w pełnym zakresie operacyjnym, obejmującym zdjęcie kontenera z naczepy, jego przechowywanie, załadunek oraz transport pod wskazany adres; 
2. udokumentowanym doświadczeniem w obsłudze celnej ładunków pochodzących spoza obszaru celnego Unii Europejskiej; 
3. zasobami transportowymi własnymi lub potwierdzonymi partnerstwami z przewoźnikami, w skali pozwalającej na obsługę przewidywanej liczby kontyngentów. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Propozycję wynagrodzenia prowizyjnego na rzecz JOC. 
5. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
6. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
7. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień.  
8. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 15/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 3 lipca 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko

Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]