Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/16 Z DNIA 26.05.2026

Przedmiot Zamówienia

Produkcja i dystrybucja pudełek programowych propozycji „Wszyscy Jesteśmy Skautami"

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Przedmiot zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca produkcję, kompletację, pakowanie oraz dystrybucję zestawów materiałów poligraficznych w pudełku, dalej zwanych „pudełkami programowymi”, realizowanych w ramach propozycji programowej „Wszyscy Jesteśmy Skautami”.

Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:

• produkcję wszystkich elementów zestawu na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego,
• przygotowanie techniczne materiałów do druku,
• weryfikację techniczną przekazanych plików produkcyjnych,
• kompletację pełnych zestawów,
• pakowanie jednostkowe oraz zbiorcze,
• przygotowanie zestawów do wysyłki,
• dystrybucję zestawów do adresatów zgodnie z listą adresową przekazaną przez Zamawiającego.

W skład jednego pudełka programowego wchodzą następujące elementy:

1. książeczka z konspektami,
2. karty do gry terenowej,
3. karty do gry typu Timeline,
4. karty informacyjne dotyczące imprez skautowych,
5. regulaminy odznak międzynarodowych,
6. mapa turystyczna świata,
7. zestaw naklejek,
8. elementy z logo WOSM i WAGGGS,
9. pocztówka z zaproszeniem do programu „Jamboree w Harcówce”,
10. pudełko programowe.

Wszystkie zestawy objęte zamówieniem posiadają identyczną zawartość.

Zamawiający dostarczy Wykonawcy komplet gotowych projektów graficznych wszystkich elementów objętych zamówieniem. Wykonawca odpowiada za ich przygotowanie techniczne do produkcji, weryfikację poprawności technicznej plików oraz realizację procesu produkcyjnego.

Zamawiający dopuszcza możliwość podzlecania części prac podwykonawcom, przy czym pełną odpowiedzialność za realizację zamówienia ponosi Wykonawca.

Specyfikacja techniczna / wymagania jakościowe:

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

1. Książeczka z konspektami

• ilość: 6000 szt.,
• preferowany format: B5,
• dopuszczalny format: A5 po akceptacji Zamawiającego,
• objętość: ok. 100–120 stron,
• druk kolorowy zgodny z dostarczonym projektem,
• ilustracje kolorowe,
• sposób oprawy do ustalenia na podstawie ofert Wykonawców; dopuszcza się różne technologie oprawy pod warunkiem zapewnienia trwałości i estetyki publikacji.

2. Karty do gry terenowej

• ilość: 6000 zestawów,
• jeden zestaw zawiera od 15 do 20 dwustronnych kart,
• łączna liczba kart: od 90 000 do 120 000 szt. – Zamawiający prosi o przedstawienie wyceny dla obu wariantów,
• preferowany format: B5 lub A4,
• jedna strona kolorowa, druga czarno-biała,
• papier o gramaturze min. 170 g/m²,
• zaokrąglone rogi,
• laminowanie matowe jako opcja dodatkowa do wyceny.

3. Karty do gry typu Timeline

• 2 arkusze A4 dwustronne na zestaw,
• format kart: Mini American / Mini USA (ok. 41 × 63 mm lub 43 × 65 mm) lub równoważny,
• dopuszcza się optymalizację formatu przez Wykonawcę w zależności od posiadanych wykrojników i możliwości technologicznych,
• dopuszcza się dostarczenie kart:
• w formie klasycznej talii,
• lub w formie arkuszy z kartami do wyciskania (jak w grach planszowych),
• w przypadku wariantu do wyciskania arkusze powinny umożliwiać łatwe oddzielanie kart przez użytkownika końcowego,
• sposób przygotowania plików i impozycji do ustalenia z Wykonawcą.

4. Karty informacyjne dotyczące Imprez Skautowych

• ilość: 6000 zestawów po ok. 15 kart,
• format kart: 3 lub 6 kart na arkuszu A4 zgodnie z plikami graficznymi,
• papier o gramaturze min. 170 g/m²,
• zaokrąglone rogi,
• laminowanie matowe jako opcja dodatkowa do wyceny.

5. Mapa turystyczna świata

• ilość: 6000 szt.,
• mapa kolorowa, dwustronna,
• zgodna z projektem Zamawiającego,
• format po rozłożeniu: B1,
• składana w harmonijkę do formatu A5,
• odporna na wielokrotne zginanie i użytkowanie,
• dopuszcza się różne technologie wykonania, w tym rozwiązania ekologiczne,
• materiał i gramatura do zaproponowania przez Wykonawcę z uwzględnieniem trwałości produktu.

6. Regulaminy odznak międzynarodowych

• ilość: 6000 zestawów,
• jeden zestaw zawiera 10 kart,
• łączna liczba kart: 60 000 szt.,
• format B6,
• karty dwustronne,
• papier o gramaturze min. 170 g/m²,
• zaokrąglone rogi,
• laminowanie matowe jako opcja dodatkowa do wyceny.

7. Zestaw naklejek

• ilość: 6000 zestawów,
• każdy zestaw zawiera:
• 50 flag krajów,
• 50 logotypów organizacji skautowych,
• naklejki wycinane po obrysie (die-cut),
• dopuszcza się wykonanie na papierze lub folii,
• brak wymogu wodoodporności.

8. Elementy z logo WOSM i WAGGGS

Dopuszczalne formy realizacji:

• flagi WOSM/WAGGGS,
• elementy drewniane z wypalonym logo,
• inne propozycje materiałowe przedstawione przez Wykonawcę.

Finalna forma elementów zostanie ustalona po analizie możliwości technologicznych Wykonawcy oraz kosztów realizacji.

Zamawiający dopuszcza również wariant, w którym elementy z logo WOSM/WAGGGS zostaną zamówione przez Zamawiającego u zewnętrznego dostawcy i dostarczone do Wykonawcy przed etapem kompletacji zestawów. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do uwzględnienia tych elementów w procesie kompletacji pudełek programowych. Transport tych elementów do Wykonawcy leży po stronie Zamawiającego.

9. Pocztówka z zaproszeniem do programu „Jamboree w Harcówce”

• ilość: 6000 szt.,
• format A6,
• druk zgodny z projektem Zamawiającego,
• papier o gramaturze min. 200 g/m².

10. Pudełko programowe

• pudełko typu planszówkowego,
• dopuszcza się konstrukcję:
• z oddzielnym wiekiem,
• typu „pizza box”,
• funkcja: opakowanie zestawu oraz element programu,
• nadruk kolorowy na zewnątrz,
• wnętrze bez nadruku,
• konstrukcja dostosowana do przechowywania wszystkich elementów zestawu,
• elementy mogą być przechowywane luzem,
• wkładka stabilizująca nie jest wymagana, dopuszcza się jej zastosowanie jako opcję technologiczną,
• pudełko musi zapewniać trwałość i estetykę umożliwiającą wielokrotne użytkowanie oraz bezpieczny transport.

11. Kompletacja i pakowanie

• Wykonawca odpowiada za kompletację wszystkich elementów w pełne zestawy,
• zestawy jednostkowe będą pakowane w opakowania zbiorcze przygotowane do transportu,
• liczba zestawów w opakowaniu zbiorczym zostanie przekazana wraz z finalną listą dystrybucyjną,
• przewiduje się około 400 adresatów na terenie Polski,
• opakowania zbiorcze muszą zapewniać bezpieczny transport oraz możliwość ręcznego przenoszenia.

12. Wysyłka

• wysyłka do adresatów zgodnie z listą adresową dostarczoną przez Zamawiającego wraz z liczbą zestawów przypadających na poszczególne lokalizacje,
• zamówienie powinno zostać dostarczone jako kompletna realizacja do 15.09.2026.

13. Prototyp / próbka produkcyjna

• po wyborze oferty Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania prototypu pudełka programowego (mock-up / próbny egzemplarz),
• prototyp nie musi obejmować pełnego druku wszystkich elementów, jeśli byłoby to nieuzasadnione kosztowo lub technologicznie,
• celem prototypu jest weryfikacja konstrukcji, funkcjonalności oraz jakości finalnego produktu przed rozpoczęciem produkcji seryjnej,
• Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia opcjonalnych próbek materiałów lub wykończeń przed rozpoczęciem produkcji.

14. Uwagi ogólne

• Zamawiający dopuszcza niewielkie różnice technologiczne wynikające z procesu produkcyjnego, pod warunkiem zachowania funkcjonalności, estetyki oraz jakości produktu końcowego.

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień.  
7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 16/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 12 czerwca 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko

Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]