Pour garantir un installation fluide et un accès au matériel, les contingents sont encouragés à planifier à l'avance les expéditions des articles qu'ils souhaitent envoyer sur le site du Jamboree. L'entrepôt du Jamboree accepte des conteneurs, palettes et remorques de 20 pieds pour la livraison et le stockage anticipés pendant le Jamboree.
Tous les conteneurs, palettes et remorques de camion seront stockés à l'extérieur. Bien que toujours à l'extérieur, les palettes seront stockées à l'abri sur le site du Jamboree. Pour protéger vos articles, les palettes doivent être emballées dans du plastique et sécurisées avec des colliers à palettes.
Chaque contingent est responsable du transport des articles depuis ses conteneurs, palettes ou remorques de camion jusqu'à ses emplacements prévus sur le site du Jamboree. Un petit camion peut être loué auprès de l'organisation Jamboree si nécessaire. Toute utilisation de camions privés ou loués par le Jamboree doit avoir lieu avant l'arrivée de l'EIS (27 juillet 2027), car des contrôles stricts des véhicules seront appliqués sur place dès le début du Jamboree. Les permis d'accès et de stationnement des véhicules devront être délivrés en conséquence. Les procédures et exigences pertinentes seront exposées dans une future circulaire.
Pendant l'événement, seuls les membres de l'équipe de gestion des contingents et les EIS désignés sont autorisés à accéder à l'entrepôt Jamboree pour récupérer du matériel et des matériaux. Les jeunes personnes participantes et les chefs de patrouille adultes ne sont pas autorisés à entrer dans la zone de l'entrepôt. Des VAPP seront nécessaires pour accéder pendant le Jamboree. Des détails supplémentaires seront fournis dans une future circulaire.
La Pologne a des règles strictes sur ce qui peut être apporté dans le pays, y compris la nourriture, les médicaments, les plantes ou le sol. Les contingents sont entièrement responsables de la conformité de tous les envois aux réglementations douanières et d'importation polonaises. Cela couvre le dédouanement, la manipulation et toute la documentation requise. Tout objet envoyé sans documentation appropriée ou en violation de ces règles peut être retardé, refusé, voire confisqué par les autorités polonaises compétentes. Les contingents sont fortement encouragés à examiner toutes les réglementations à l'avance et à travailler en étroite collaboration avec leurs autorités nationales ou les transitaires afin d'assurer une livraison fluide. Les délégations sont également chargées de souscrire une assurance adéquate pour tous les articles qu'elles expédient sur le site du Jamboree, couvrant notamment le transport, le stockage, la manutention, la perte, les dommages, les retards et le retour des marchandises.
Des détails supplémentaires concernant les procédures d'expédition, le stockage et les exigences de manipulation seront fournis dans une future circulaire.