Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/30 Z DNIA 29.10.2026

Przedmiot Zamówienia

Zakup namiotów na potrzeby programu. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Przedmiot zamówienia

Zakup namiotów na potrzeby programu wraz z dostawą zgodnie z poniższą specyfikacją dla każdego zadania.  

Zadanie 

200 jednakowych namiotów typu gwiazda dwumasztowa: 

- maksymalny wymiar zewnętrzny namiotu: 16 × 12 m, wysokość nie większa niż 4,5 m; 

- wykonanych z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- umożliwiających bezpieczne użytkowanie przy porywach wiatru do 100 km/h; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia; 

- dostarczonych w pokrowcach umożliwiających łatwy transport ręczny; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia w podłożu: elementy mocujące – śledzie dł. 60 cm, młotek oraz przyrząd do wyciągania elementów mocujących z podłoża. 

80 jednakowych namiotów typu gwiazda dwumasztowa: 

- maksymalny wymiar zewnętrzny namiotu: 16 × 12 m, wysokość nie większa niż 4,5 m; 

- wyposażonych w zamki w otworach wejściowych oraz 6 ścian bez okien do wpięcia w otwory wejściowe; ściany powinny mieć możliwość przymocowania do podłoża w 3 punktach szpilkami; 

- wykonanych z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- umożliwiających bezpieczne użytkowanie przy porywach wiatru do 100 km/h; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia; 

- dostarczonych w pokrowcach umożliwiających łatwy transport ręczny; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia w podłożu: elementy mocujące – śledzie dł. 60 cm, szpilki do przypięcia ścian do podłoża, młotek oraz przyrząd do wyciągania elementów mocujących z podłoża. 

50 jednakowych dachów żaglowych przeciwsłonecznych: 

- o kształcie trójkątnym, o długości boku minimum 8 m, zapewniających schronienie przed deszczem lub słońcem dla około 20 osób; 

- wykonanych z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia; 

- wyposażonych w zestaw umożliwiający swobodne mocowanie (pasy) do istniejących elementów otoczenia, np. drzew. 

Zadanie 2 

9 jednakowych namiotów sferycznych z usługą montażu i demontażu: 

- maksymalna średnica namiotu 12 m; 

- wykonanych z konstrukcji drewnianej; 

- wyposażonych w pokrycie wykonane z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia, mile widziane elementy transparentne; 

- umożliwiających bezpieczne użytkowanie przy porywach wiatru do 100 km/h; 

- wyposażonych w co najmniej 5 wejść, bez drzwi; 

- wyposażonych w komplet elementów montażowych i złączy wraz z zapasem na wypadek ich uszkodzenia lub zgubienia; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia konstrukcji w podłożu; 

- dostarczonych w pokrowcach lub skrzyniach umożliwiających transport i przechowywanie; 

- dostarczonych z instrukcją montażu i demontażu w języku polskim wraz ze schematem graficznym; 

6 jednakowych namiotów sferycznych z usługą montażu i demontażu: 

- maksymalna średnica namiotu 20 m; 

- wykonanych z konstrukcji stalowej lub aluminiowej; 

- wyposażonych w pokrycie wykonane z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia, mile widziane elementy transparentne; 

- umożliwiających bezpieczne użytkowanie przy porywach wiatru do 100 km/h; 

- wyposażonych w co najmniej 5 wejść, bez drzwi; 

- wyposażonych w komplet elementów montażowych i złączy wraz z zapasem na wypadek ich uszkodzenia lub zgubienia; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia konstrukcji w podłożu; 

- dostarczonych w pokrowcach lub skrzyniach umożliwiających transport i przechowywanie; 

- dostarczonych z instrukcją montażu i demontażu w języku polskim wraz ze schematem graficznym. 

Zadanie 3 

240 jednakowych namiotów: 

- prostokątnych, o wymiarach 3 × 9 m; 

- wykonanych z profili aluminiowych lub stalowych; 

- ze śrubowym lub samoblokującym systemem łączenia elementów konstrukcyjnych; 

- wyposażonych w pokrycie z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia; 

- dostarczonych w pokrowcach umożliwiających łatwy transport ręczny; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia w podłożu – śledzie dł. minimum 30 cm. 

LUB 

240 jednakowych namiotów typu gwiazda jednomasztowa: 

- maksymalny wymiar zewnętrzny namiotu: 10 m, wysokość nie większa niż 4,5 m; 

- wykonanych z materiału trudnozapalnego, odpornego na wodę i promieniowanie UV; 

- umożliwiających bezpieczne użytkowanie przy porywach wiatru do 100 km/h; 

- w jednolitym kolorze białym lub innym jasnym, neutralnym, dla zachowania dobrych warunków oświetleniowych w ciągu dnia; 

- dostarczonych w pokrowcach umożliwiających łatwy transport ręczny; 

- wyposażonych w zestaw do bezpiecznego zakotwiczenia w podłożu: elementy mocujące – śledzie dł. 60 cm, młotek oraz przyrząd do wyciągania elementów mocujących z podłoża.

Specyfikacja techniczna / wymagania jakościowe: 

Wymagania ogólne 

- wszystkie wyroby fabrycznie nowe, nieużywane i nieregenerowane, pochodzące z bieżącej produkcji; 

- cała ilość w danej pozycji pochodząca z jednego modelu, jednej serii produkcyjnej i w jednym odcieniu koloru. 

Oględziny i egzemplarz referencyjny 

- Zamawiający może dokonać oględzin oferowanych wyrobów u Oferenta lub w miejscu przez niego wskazanym, w terminie do 30 listopada 2026 r.; 

- przed produkcją całej partii Oferent dostarczy egzemplarz referencyjny do akceptacji Zamawiającego; 

- przy odbiorze Zamawiający może zażądać montażu próbnego wybranego egzemplarza. 

Termin i warunki dostawy 

- termin dostawy: do 15.07.2027 r.; 

- miejsce dostawy: Wyspa Sobieszewska; 

- dopuszcza się dostawy częściowe po uzgodnieniu harmonogramu z Zamawiającym. 

Opakowanie i wymagania środowiskowe 

- opakowania oznakowane w sposób umożliwiający identyfikację zawartości: nazwa wyrobu, liczba sztuk, masa paczki; 

- opakowania wielorazowe lub w całości nadające się do recyklingu, ograniczające ilość odpadów; 

- ograniczenie jednorazowych folii i wypełniaczy do niezbędnego minimum; 

- Dostawca odbierze opakowania transportowe po rozładunku na własny koszt, na żądanie Zamawiającego. 

Dokumenty 

- karta produktu dla każdego elementu zamówienia, zawierająca parametry techniczne oferowanego wyrobu oraz wykaz posiadanych atestów, certyfikatów i norm, które wyrób spełnia; 

- atest lub świadectwo potwierdzające trudnozapalność pokrycia; 

- instrukcja montażu i demontażu w języku polskim wraz ze schematem graficznym; 

- specyfikacja kompletacji, tj. lista elementów wchodzących w skład każdego kompletu; 

- karta gwarancyjna. 

Odbiór, gwarancja i reklamacje 

- odbiór nastąpi na podstawie protokołu odbioru ilościowo-jakościowego; 

- gwarancja: 24 miesiące od dnia podpisania protokołu odbioru, wraz z zapewnieniem dostępności części zamiennych przez cały okres gwarancyjny; 

- czas reakcji na zgłoszenie wady: 1 dzień roboczy, termin uzupełnienia braków ilościowych lub wymiany wyrobów wadliwych: 7 dni; 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Uzupełnioną kalkulację cenową stanowiącą Załącznik 2, w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Karty techniczne oferowanych produktów. 
5. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
6. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
7. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień.  
8. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 30/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 6 listopada 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko

Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Załącznik 2: 30_2026_Załącznik 2.xlsx

DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]