Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów  w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/01 Z DNIA 16.04.2025

Przedmiot Zamówienia

Inżynier kontraktu – Budowa tymczasowego miasteczka zlotowego Jamboree 2027

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: office@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Podstawa formalna:

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług Inżyniera Kontraktu dla zadania inwestycyjnego polegającego na przygotowaniu, nadzorze i koordynacji prac związanych z montażem, eksploatacją oraz demontażem tymczasowego Miasteczka Zlotowego na potrzeby 26. Światowego Jamboree Skautowego w 2027 roku, organizowanego na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku.

Zakres usług Inżyniera Kontraktu obejmuje kompleksowe zarządzanie inwestycją infrastrukturalną o charakterze tymczasowym – od etapu przygotowania projektu, przez realizację w terenie, po etap końcowego demontażu po zakończeniu wydarzenia.

Zakres rzeczowy inwestycji

Inwestycja obejmuje wykonanie, eksploatację oraz rozbiórkę tymczasowej infrastruktury na terenie o powierzchni około 290 ha, w szczególności:

1. wykonanie tymczasowych traktów drogowych, utwardzeń i przepustów,
2. wykonanie tymczasowych sieci i przyłączy energetycznych,
3. wykonanie tymczasowej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej (w tym szarej i czarnej wody),
4. infrastruktury pomocniczej niezbędnej do funkcjonowania obozowiska dla kilkudziesięciu tysięcy osób, w tym m.in. wielkopowierzchniowych hal namiotowych oraz infrastruktury sceno-technicznej.

Zakres usług Inżyniera Kontraktu

Usługi świadczone przez Inżyniera Kontraktu obejmują w szczególności:

1. zarządzanie projektem – planowanie, koordynacja, monitoring i raportowanie postępów realizacji projektu,
2. nadzór techniczny – kontrola jakości wykonania robót budowlanych oraz zgodności z dokumentacją projektową i wymaganiami inwestora,
3. koordynacja branżowa – nadzór nad współpracą wykonawców poszczególnych branż,
4. ocena i zatwierdzanie dokumentacji projektowej oraz powykonawczej,
5. zarządzanie ryzykiem i wsparcie techniczne w zakresie podejmowania decyzji kluczowych dla przebiegu inwestycji,
6. kontrola kosztów i budżetu projektu – w tym analizowanie i opiniowanie zmian kosztowych,
7. zarządzanie harmonogramem – weryfikacja i kontrola terminowości realizacji poszczególnych etapów,
8. prowadzenie inspekcji jakościowych i zapewnienie zgodności z normami,
9. nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP, w tym koordynacja działań w zakresie bezpieczeństwa na placu budowy,
10. udział w rozruchach technologicznych i próbach eksploatacyjnych, w tym nadzór nad przekazaniem tymczasowej infrastruktury do eksploatacji na czas wydarzenia,
11. nadzór nad procesem demontażu i przywracania terenu do stanu pierwotnego po zakończeniu Zlotu,
12. prowadzenie dokumentacji inwestycji zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego oraz wytycznymi inwestora,
13. świadczenie usług w trybie rezydentnym – stała obecność zespołu inżynierskiego na terenie inwestycji w fazie realizacji i demontażu.

Wymagania organizacyjne i personalne

Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zespół specjalistów posiadających niezbędne kwalifikacje, uprawnienia budowlane oraz doświadczenie w prowadzeniu inwestycji infrastrukturalnych o podobnej skali i charakterze tymczasowym. Wymagana jest możliwość świadczenia usług w trybie rezydentnym na terenie inwestycji (Gdańsk, Wyspa Sobieszewska) przez cały okres realizacji robót.

Lokalizacja inwestycji

Wyspa Sobieszewska, miasto Gdańsk, województwo pomorskie.

Wartość inwestycji

Szacunkowa wartość inwestycji w zakresie infrastruktury tymczasowej wynosi około 30 mln zł brutto.

Planowany okres realizacji usług

Od września 2025 roku do września 2027 roku, z uwzględnieniem wszystkich faz inwestycji: przygotowania, realizacji, eksploatacji i demontażu.

Zakres oferty

Oferta powinna zawierać:

1. Pełną nazwę (firmę) Oferenta, wraz z danymi identyfikacyjnymi (NIP, REGON, KRS lub CEIDG – jeśli dotyczy).
2. Opis proponowanego sposobu realizacji Zamówienia, obejmujący:
• koncepcję organizacyjną i metodykę działania,
• planowany sposób realizacji zadań w terenie,
• proponowane rozwiązania techniczne i organizacyjne,
• opis systemu kontroli jakości i nadzoru technicznego.
3. Cenę i sposób jej kalkulacji, zawierającą informację potwierdzającą specjalistów, o których mowa w pkt 4 poniżej, wskazanie stawki podatku VAT, łączną cenę brutto oraz netto.
4. Wykaz zespołu specjalistów przeznaczonych do realizacji zamówienia, zawierający:
• imię i nazwisko, wykształcenie, posiadane uprawnienia budowlane oraz doświadczenie (min. 10 lat) Inżyniera Rezydenta – specjalizacja konstrukcyjno-budowlana,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży sanitarnej – uprawnienia budowlane w zakresie instalacji sanitarnych,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży elektrycznej – uprawnienia budowlane w zakresie instalacji elektrycznych,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży drogowej – uprawnienia budowlane w zakresie drogownictwa,
• dane i kwalifikacje Kosztorysanta,
• wskazanie osób rezydujących na miejscu inwestycji.
5. Dokumenty potwierdzające doświadczenie Oferenta i kluczowych członków zespołu w realizacji usług Inżyniera Kontraktu przy inwestycjach infrastrukturalnych o porównywalnym charakterze i skali, w tym:
• wykaz zrealizowanych projektów (nazwa inwestycji, lokalizacja, zakres prac, wartość inwestycji, okres realizacji, zamawiający),
• referencje lub listy rekomendacyjne od zamawiających.
6. Dane kontaktowe Oferenta, w tym imię i nazwisko osoby do kontaktu, numer telefonu oraz adres e-mail, na który kierowane będą wszelkie informacje związane z postępowaniem, w tym informacja o wyniku wyboru oferty.
7. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta, tj. odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, aktualny na dzień złożenia oferty.
8. Proponowany harmonogram płatności, powiązany z kamieniami milowymi realizacji usługi.
9. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia (wzór oświadczenia znajduje się w dokumentacji postępowania).

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami. 

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.

 JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree.

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres office@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree.

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres procurement@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 09:00-17:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR [Numer Zaproszenia]”.

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 30.04.2025 r. do godz. 12:00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

• Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
• Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.
• Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.
• Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.

JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta. 

Załącznik: Wzór oświadczenia oferenta - poniżej

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

Za Murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]