Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/13 Z DNIA 10.09.2025

Przedmiot Zamówienia

Dostawy żywności i prowadzenie supermarketów podczas 26. Światowego Jamboree Skautowego 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.  

Opis przedmiotu Zamówienia

Światowe Jamboree Skautowe to duży, międzynarodowy obóz skautowy, który odbędzie się w Gdańsku. Przedmiotem zapytania jest kompleksowa organizacja systemu dostaw i dystrybucji żywności oraz prowadzenia supermarketów w czasie wydarzenia. Jest to największy festiwal młodzieży odbywający się na świecie, w którym uczestniczą reprezentacje 176 krajów świata oraz odwiedzający goście i tustyści. Planuje się zakontraktowanie ok. 396 tys. osobodni.  

Wydarzenie zgromadzi około 50 tys. uczestników i wolontariuszy z całego świata, z czego 36 tys. uczestników samodzielnie przygotowuje posiłki w jednostkach po 40 osób. Poszukujemy doświadczonych wykonawców do realizacji wyżywienia uczestników zlotu w terminie 29.07.2027-09.08.2027 tj. 11 osobodni. 

Termin wydarzenia: 29.07.2027-09.08.2027 
Lokalizacja: Miasteczko zlotowe, Gdańsk-Wyspa Sobieszewska 

1. Zakres zamówienia: 

• Organizacja czterech supermarketów zlotowych do dystrybucji produktów spożywczych dla drużyn (jednostki po 40 osób), wraz zapewnieniem produktów 

• Prowadzenie co najmniej jednego marketu ogólnodostępnego na głównym placu (Plaza) – sprzedaż artykułów codziennego użytku 

• Kompleksowe wyposażenie, obsługa i demontaż infrastruktury po zakończeniu wydarzenia 

• Zapewnienie systemu pre-paid do rozliczeń w supermarketach 

• Obsługa specjalnych diet 

• Współpraca z Zamawiającym przy doborze asortymentu i rozwiązań technicznych 

• Wsparcie dla celów zrównoważonego rozwoju wydarzenia 

1.1 Supermarkety Zlotowe – punkty dystrybucji żywności   

Dostawca zobowiązany będzie do budowy, wyposażenia, obsługi oraz demontażu czterech supermarketów (po jednym w każdej strefie obozowej), w których drużyny będą codziennie pobierały produkty żywnościowe do przygotowania posiłków. Supermarkety zostaną zrealizowane jako tymczasowe hale namiotowe z pełnym zapleczem technicznym (regały, lady chłodnicze, strefy pakowania, punkty wydania itp.). Muszą być odpowiednio oznakowane zgodnie z identyfikacją wizualną Jamboree. Oferent będzie zobowiązany do zapewnienia kompleksowej logistyki związanej z dostarczeniem towarów, spełnieniem wymagań sanitarno-epidemiologicznych, w tym przede wszystkim związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa w obrocie żywnością oraz uzyskaniem niezbędnych zgód i zezwoleń. 

Supermarkety będą działać codziennie w dniach trwania wydarzenia (w tym w niedziele), przez co najmniej 10h dziennie – w tym w godz. 05.30-09.00 i 14:30-20.00. 

Zakupy realizowane będą wyłącznie za pomocą kart pre-paid, zasilanych odpowiednią liczbą punktów przyznanych każdej drużynie. System rozliczeniowy musi umożliwiać monitoring stanu konta w czasie rzeczywistym i generowanie dziennych raportów zużycia kredytów i stanów magazynowych (do godz. 22:00 każdego dnia).   

Zamawiający zapewnia dostęp do mediów (woda, prąd, ścieki), infrastruktury drogowej i odbioru odpadów – koszty zużycia pokrywa Dostawca.

1.2 Zaopatrzenie i asortyment   

W supermarketach dostępny będzie szeroki, lecz przemyślany asortyment dopasowany do obozowej książki kucharskiej. Produkty muszą być:   

• odpowiednie dla jednostek 40-osobowych,   

• zróżnicowane kulturowo i dietetycznie (diety: wegetariańska, wegańska, bezlaktozowa, bezglutenowa, halal, koszerna),   

• pakowane w sposób ekologiczny i bezpieczny,   

• dostosowane do przechowywania poza chłodnią przez max. 8 godzin (dla suchych prowiantów).   

• Zamawiający poda liczbę osób ze szczególnymi potrzebami dietetycznymi do 30 czerwca 2027 r. (nie więcej niż 30% uczestników).   

Asortyment zostanie dopracowany we współpracy z Zamawiającym.   

1.3 Market ogólnodostępny (Plaza)   

Dostawca zorganizuje trzy markety ogólnodostępne na głównym placu zlotowym (Plaza), otwarte dla wszystkich 50 000 uczestników, wolontariuszy oraz maksymalnie 5 000 dziennych odwiedzających. Markety będą oferowały artykuły codziennego użytku, przekąski i napoje (z wyłączeniem: alkoholu, wyrobów tytoniowych, napojów energetycznych i cukierków o bardzo wysokiej zawartości cukru).   

Market będzie działał codziennie w godz. 11.00-23.00, przyjmując płatności bezgotówkowe.  

Sprzedaż odbywać się będzie na własny rachunek i ryzyko Dostawcy. Obiekt musi być wyraźnie oddzielony funkcjonalnie od supermarketów zlotowych, ale może korzystać z tej samej infrastruktury logistycznej.  

2. Wymagania techniczne i organizacyjne  

2.1 Obiekty i wyposażenie   

Dostawca musi zapewnić i opisać:   

• powierzchnię i konstrukcję hal supermarketów (efektywne zagospodarowanie przestrzeni),   

• chłodnie, zamrażarki, magazyny,   

• system kolejkowy i płynny przepływ uczestników,   

• branding zgodny z identyfikacją wizualną Jamboree,   

• pełny demontaż po zakończeniu wydarzenia, bez śladu w terenie. 

2.2 Zespół i obsługa   

Dostawca rekrutuje i zatrudnia własny personel oraz odpowiada za przeszkolenie w zakresie:   

• bezpieczeństwa żywności,   

• standardów obsługi klienta,   
• pakowania i wydawania produktów zgodnie z jadłospisem.   

3. Modele płatności 

Supermarkety zlotowe – system pre-paid, bezgotówkowy i niemonetarny.   

Markety ogólnodostępne – bezgotówkowy i niemonetarny.  

Dostawca musi zapewnić funkcjonalność systemu pre-paid z możliwością raportowania danych w czasie rzeczywistym.  

4. Zrównoważony rozwój  

Organizator Jamboree dąży do uzyskania statusu wydarzenia zrównoważonego. W związku z tym preferowane są:   

• żywność z lokalnych źródeł,   

• opakowania ekologiczne,   

• redukcja odpadów i odpowiedzialna logistyka.   

Prosimy o opis proponowanych rozwiązań wspierających ten cel.  

5. Dodatkowy wkład Dostawcy (opcjonalny)  

Zachęcamy do wskazania dodatkowych działań wspierających wydarzenie, np.:   

• pozyskanie produktów od sponsorów dla uczestników i wolontariuszy,   

• dostarczenie sprzętu na zasadzie wypożyczenia,   

• dostęp do platform szkoleniowych z zakresu bezpieczeństwa żywności.     

6. Produkty zabronione

Wszystkie punkty handlowe muszą być wolne od sprzedaży:   

• alkoholu,   

• wyrobów tytoniowych,   

• napojów energetycznych,   

• słodyczy o bardzo wysokiej zawartości cukru

7. Terminy

Termin realizacji wyżywienia uczestników: 29.07.2027 – 09.08.2027  

Termin realizacji otwarcia marketów ogólnodostępnych: 27.07.2027 - 11.07.2027   

W tym okresie na terenie miasteczka będzie przebywało kilkanaście tysięcy wolontariuszy.

Zakres oferty

Oferta powinna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis proponowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.   
7. Podpisane oświadczenie o braku współpracy załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15) lub siedzibie JOC (Gdańsk, ul. Za Murami 2-10). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 13/2025”.

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 20.10.2025 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta. 

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

Za Murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]