Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

Składanie ofert do 06.02.2026 r.


ZAPROSZENIE NR 2025/21 Z DNIA 18.12.2025

Przedmiot Zamówienia

Żywienie dorosłych wolontariuszy obsługujących XXVI Światowe Jamboree Skautowe w formie kantyny oraz usługi gastronomiczne dla obsługi wydarzeń towarzyszących.  

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zapytania jest żywienie dorosłych wolontariuszy obsługujących XXVI Światowe Jamboree Skautowe w formie kantyny oraz usługi gastronomiczne dla obsługi wydarzeń towarzyszącyc

Termin realizacji zamówienia od: 27 lipca 2027 (obiad) do: 10 sierpnia 2027 (śniadanie) 

Miejsce realizacji zamówienia: Teren Miasteczka Zlotowego na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku (rejon pomiędzy ul. 100-lecia ZHP a ul. Kwiatową) 

Liczba osób żywionych: 10.000 osób (możliwe zwiększenie maksymalnie do 20%)

Forma realizacji: Produkcja i wydawanie posiłków w Kantynie w formie restauracji szybkiej obsługi na terenie Zlotu. Oczekujemy realizacji zamówienia w oparciu o halę namiotową dostarczoną przez Wykonawcę. Preferencją Zamawiającego jest produkcja dań w kuchni na terenie Zlotu z uwzględnieniem częściowej produkcji poza terenem Zlotu, w szczególności zewnętrznej produkcji półprodukt

Zakres zamówienia: Posiłki zapewnione na Zlocie powinny obejmować:  

  1. Śniadanie w formie bufetu z uwzględnieniem dań ciepłych oraz napojów ciepłych i zimnych 
  2. Lunch w formie wydawanych pakietów lunchowych złożonych z gotowych produktów zdatnych do przechowywania do 6 godzin poza lodówką lub w formie produktów dostępnych w ramach śniadania do samodzielnego przygotowania posiłków (przekąsek) lunchowych przez żywione osoby z udostępnieniem opakowań do przechowania lunchu. 
  3. Obiadokolacja w formie bufetu

a) zupa / sałatki 

b) danie główne - mięsne i wegetariańskie 

c) deser

Wymagania dietetyczne: Wolontariuszom należy zapewnić urozmaiconą i zbilansowaną dietę odpowiednią dla osób dorosłych, także pracujących fizycznie. Żywione osoby będą pochodzić z praktycznie całego świata - należy uwzględnić różnice kulturowe oraz przyzwyczajenia żywnościowe. Dieta powinna uwzględniać elementy promocji polskiej kultury kulinarnej. Należy zapewnić dostępność diety koszernej, halal oraz wegetariańskiej / wegańskiej oraz specjalne diety medyczne (liczba osób żywionych wymagających diet religijnych i specjalnych będzie znana przed rozpoczęciem Zlotu). Zamawiający dopuszcza większą ofertę dań bezmięsnych w związku z przyjętymi celami zrównoważonego rozwoju i promocją diet ograniczających spożycie mięsa. 

Czas podawania posiłków: Oczekujemy, że kantyna będzie czynna bez przerwy każdego dnia od godziny 5:30 rano do godziny 1:00 w nocy następnego dnia. Śniadanie - od godziny 5:30 do 9:00 - w pełnym zakresie menu Lunch - wydawanie produktów w porze śniadania Obiadokolacja - od godziny 16:00 do godziny 21:30 - w pełnym zakresie menu Poza wyznaczonymi godzinami posiłków, Wykonawca zapewni dostępność ograniczonego menu w formie bufetu 

Obsługa i wyposażenie: Zamawiający oczekuje wykonania usługi na własnych urządzeniach Wykonawcy (urządzenia do produkcji i wydawania posiłków, urządzenia do przechowywania żywności) oraz przy użyciu stołów, krzeseł lub ławek, naczyń i sztućców zapewnionych przez Wykonawcę. Naczynia i sztućce powinny być wielorazowego użytku jednak z wyłączeniem naczyń szklanych. Opakowania udostępniane do przygotowania lunchu powinny być biodegradowalne lub wielokrotnego użytku.  

Obsługa zapewniona przez Wykonawcę: Wykonawca zapewnia obsługę kuchni - dostawy surowców i półproduktów, przygotowanie produktów, wydanie potraw do punktów ich samoobsługowego pobierania, mycie naczyń i sztućców. 

Obsługa zapewniona przez Zamawiającego: Zamawiający może zapewnić częściową obsługę hali siłami Wolontariuszy - organizacja ruchu (kolejki), odbieranie brudnych naczyń i sztućców i ich sortowanie, utrzymanie porządku i czystości na hali Kantyny, pomoc przy wydawaniu produktów lunchowych. 

Warunki techniczne: Wykonawca zaprojektuje a następnie na własny koszt postawi układ funkcjonalny Kantyny po akceptacji przez Zamawiającego. Powinna być to hala namiotowa, której powierzchnia zapewni szybką możliwość serwowania posiłków, tak aby maksymalny czas wydania w godzinach szczytu nie przekraczał 2 godzin. Zamawiający zapewni zasilanie Kantyny w energię elektryczną generatorami prądu lub w miarę możliwości technicznych, częściowo z sieci energetycznej. Zamawiający przedstawi zapotrzebowanie na wodę oraz założenia co do ilości i parametrów odprowadzanych ścieków. Wykonawca zwróci Zamawiającemu koszty zużytej energii, wody oraz odprowadzonych ścieków.

Wykonawca we własnym zakresie zagospodaruje odpady - opakowania, odpady żywnościowe, zlewki. Wszystkie konstrukcje zbudowane dla potrzeb realizacji zamówienia będą tymczasowe.  

Wykonawca na swój koszt przywróci teren wykorzystywany do realizacji zamówienia do stanu pierwotnego. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać:  

  1. Nazwę Oferenta; 
  2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych; 
  3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
  4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
  5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
  6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień. 
  7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree.

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 21/2025”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 06.02.2026 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

  1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
  2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
  3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
  4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
  5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta. 

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta


Oświadczenie oferenta

[Data]


Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

Za Murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska


My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.


Z poważaniem,


[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]