Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

Składanie ofert do 04.09.2026


ZAPROSZENIE NR 2026/22 Z DNIA 14.08.2026

Przedmiot Zamówienia

Świadczenie usług gastronomicznych w formie mobilnych punktów gastronomicznych (foodtrucków) podczas XXVI Światowego Jamboree Skautowego 2027. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT NA PODJĘCIE WSPÓŁPRACY

Postępowanie prowadzone w trybie konkursu ofert na podjęcie Współpracy, zgodnie z § 7 w związku z § 8 ust. 1 Regulaminu postępowania przy wyborze dostawcy usług lub towarów oraz wyboru podmiotu współpracującego z dnia 18 kwietnia 2026 r. 

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wybór podmiotów prowadzących mobilną działalność gastronomiczną (foodtrucki), które będą świadczyć usługi gastronomiczne na terenie XXVI Światowego Jamboree Skautowego 2027.

Celem postępowania jest wyłonienie Wykonawców oferujących różnorodny asortyment gastronomiczny oraz zapewniających uczestnikom wydarzenia dostęp do wysokiej jakości posiłków, przekąsek i napojów przez cały okres trwania wydarzenia

Termin realizacji

Podstawowy okres świadczenia usług gastronomicznych obejmuje 30.07.2027 r. – 08.08.2027 r.

Organizator przewiduje możliwość rozszerzenia okresu świadczenia usług na czas przygotowania i dekonstrukcji wydarzenia, tj. 27.07.2027 r. – 10.08.2027 r. Oferent zobowiązany jest do określenia swojej dostępności w tym okresie w odpowiednim załączniku do oferty.

Wykonawca zobowiązany będzie do:

  1. zapewnienia mobilnego punktu gastronomicznego (foodtrucka), przygotowanego do prowadzenia sprzedaży na terenie Jamboree;
  2. prowadzenia sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności wymaganiami sanitarno-epidemiologicznymi;
  3. zapewnienia odpowiednio przeszkolonego personelu;
  4. posiadania wszelkich wymaganych zgód, zezwoleń i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gastronomicznej;
  5. utrzymania porządku i czystości w bezpośrednim otoczeniu foodtrucka;
  6. prowadzenia sprzedaży w dniach i godzinach określonych przez Organizatora.

Oferta gastronomiczna

Wykonawcy mogą zgłaszać ofertę obejmującą m.in.:

  • dania obiadowe i ciepłe przekąski,
  • kuchnię regionalną i międzynarodową,
  • dania wegetariańskie i wegańskie,
  • przekąski i desery,
  • napoje zimne i gorące.

Organizatorowi zależy na zapewnieniu różnorodnej oferty gastronomicznej, dlatego zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby foodtrucków oferujących taki sam lub zbliżony asortyment.

Zasady sprzedaży i rozliczeń

Sprzedaż na terenie wydarzenia będzie prowadzona wyłącznie bezgotówkowo, za pośrednictwem systemu płatności i terminali udostępnionych przez Organizatora.

Organizator pobiera opłatę za media oraz prowizję w wysokości 20% wartości sprzedaży netto zrealizowanej przez Wykonawcę podczas wydarzenia. Podstawą rozliczenia będą dane sprzedażowe z systemu płatniczego Organizatora.

Organizator zastrzega sobie możliwość wyboru kilku Wykonawców, biorąc pod uwagę przede wszystkim różnorodność i atrakcyjność oferty, poziom cen oraz możliwości organizacyjne Wykonawców.

Zakres oferty

Oferta winna zawierać w ramach uzupełnionego załącznika:

  1. Nazwę Oferenta;
  2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem:
  • konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych, w tym dokładnej planowanej powierzchni niezbędnej do operowania jednostki gastronomicznej, obejmującej zarówno samą jednostkę, jak i niezbędne zaplecze; jeżeli dotyczy – również planu zagospodarowania przestrzeni przed daną jednostką;
  • sposobu, w jaki Oferent planuje prowadzić działalność zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju, w tym m.in. informacji dotyczących stosowanych jednorazowych opakowań i pojemników;
  • informacji o gotowości do świadczenia usług w okresie przygotowania i dekonstrukcji wydarzenia, tj. 27.07.2027 r. – 29.07.2027 r. oraz 09.08.2027 r. – 10.08.2027 r.;

      3. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który Oferent otrzymywać będzie wszelkie informacje związane z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty;

      4. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień.

Oferta winna zawierać dodatkowo:

  1. Osobny, przygotowany przez Oferenta załącznik zawierający szczegółowe menu wraz z cenami;
  2. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty, oraz aktualne dokumenty uprawniające do prowadzenia działalności gastronomicznej;
  3. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia;
  4. Opcjonalnie, poglądowege zdjęcie lub zdjęcia przedstawiające planowane stanowisko gastronomiczne

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 22/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 4 września 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

  1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
  2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
  3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
  4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
  5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   


Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko



Załącznik: 22_2026 Foodtrucki_załącznik.xlsx


DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

 

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

 

Z poważaniem,

 

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]

  • No labels