Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

Składanie ofert do 09.03.2026 r.


ZAPROSZENIE NR 2026/1 Z DNIA 19.02.2026

Przedmiot Zamówienia

Wykonanie tymczasowej instalacji elektroenergetycznej dla Miasteczka Zlotowego Jamboree.

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe wykonanie tymczasowej instalacji elektroenergetycznej, umożliwiającej bezpieczną i ciągłą dystrybucję energii elektrycznej na terenie tymczasowego Miasteczka Zlotowego Jamboree, na potrzeby organizacji  

1.Opis zamówienia: 

  • przygotowanie terenu oraz wykonanie niezbędnej infrastruktury pod montaż tymczasowych instalacji elektroenergetycznych w tym: prace ziemne, trasy kablowe oraz zabezpieczenie i oznakowanie instalacji, 
  • dostawę, montaż, konfigurację, uruchomienie oraz eksploatację tymczasowych instalacji elektroenergetycznych, w tym: rozdzielnic, przyłączy, linii napowietrznych i linii kablowych, punktów odbioru energii oraz systemów zabezpieczeń, 
  • zapewnienie ciągłej obsługi technicznej i serwisu instalacji przez cały okres trwania wydarzenia, w tym dyżurów technicznych oraz reagowania na awarie, 
  • wykonanie wymaganych badań, prób, pomiarów i odbiorów technicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, normami oraz wymaganiami dostawcy agregatów prądotwórczych, 
  • zapewnienie dokumentacji powykonawczej oraz dokumentacji eksploatacyjnej, 
  • demontaż instalacji po zakończeniu wydarzenia wraz z transportem, utylizacją lub magazynowaniem elementów oraz przywróceniem terenu do stanu pierwotnego lub uzgodnionego z Zamawiającym. 

Zamówienie ma charakter kompleksowy i obejmuje wykonanie wszystkich prac, dostawę materiałów, urządzeń i sprzętu, zapewnienie wykwalifikowanego personelu oraz realizację wszelkich czynności niezbędnych do prawidłowego i bezpiecznego wykonania przedmiotu zamówienia. 

Po podpisaniu klauzuli o zachowaniu poufności, podmioty zainteresowane złożeniem oferty w postępowaniu otrzymają komplet dokumentacji projektowej niezbędny do przygotowania oferty. 

 

2. Zakres rzeczowy zamówienia: 

Zakres rzeczowy obejmuje wykonanie tymczasowej instalacji elektroenergetycznej o orientacyjnych parametrach:  

  • Łączna moc zainstalowana: 7000 kW, 
  • Rozdzielnice zasilające RBT – ok. 120 sztuk, 
  • Szafy oświetleniowe – ok. 6 sztuk 
  • Kable zasilające, w tym do rozdzielnic RBT – ok. 10000 mb, 
  • Instalacja oświetleniowa (linie oświetleniowe) – ok. 12000 mb, 
  • Słupy energetyczne – ok. 450 sztuk,  
  • Oprawy / lampy oświetleniowe – ok. 450 sztuk. 

 

Podane ilości mają charakter szacunkowy i porównawczy. Wykonawca po otrzymaniu dokumentacji, powinien zweryfikować dane do przygotowania oferty. Uwzględnieniu w wycenie wszystkich niezbędnych elementów do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami funkcjonowania instalacji. Zapewnić kompletności systemu, nawet jeśli wszystkie elementy nie zostały wyszczególnione w zestawieniu. 

 

3. Zakres obowiązków Wykonawcy 

3.1 Prace przygotowawcze 

  • dokonanie wizji lokalnej terenu, 
  • analiza warunków terenowych i kolizji z istniejącą infrastrukturą, 
  • zabezpieczenie terenu prac oraz istniejącej infrastruktury, 
  • wytyczenie tras kablowych oraz lokalizacji urządzeń. 

3.2. Dostawa i montaż 

  • dostawa wszystkich urządzeń, materiałów i elementów infrastruktury, 
  • montaż rozdzielnic, szaf oświetleniowych, słupów, opraw oświetleniowych, 
  • wykonanie tras kablowych, podłączeń i uziemień, 
  • zapewnienie ochrony przeciwporażeniowej oraz przeciwprzepięciowej, 
  • wykonanie systemu oznakowania i identyfikacji instalacji, 
  • uruchomienie i konfiguracja systemu zasilania oraz oświetlenia. 

3.3. Eksploatacja i obsługa techniczna 

  • zapewnienie pełnej sprawności instalacji przez cały okres jej funkcjonowania, 
  • zapewnienie całodobowej gotowości technicznej (24/7) lub dyżurów serwisowych, 
  • bieżące usuwanie awarii i usterek, 
  • reagowanie na zmiany zapotrzebowania mocy w trakcie wydarzenia. 

3.4. Badania, próby i dokumentacja 

  • wykonanie wszystkich wymaganych przepisami prawa badań i pomiarów instalacji elektrycznej, 
  • sporządzenie protokołów pomiarowych i odbiorowych, 
  • przygotowanie dokumentacji powykonawczej (schematy, trasy, zestawienia urządzeń), 
  • przekazanie instrukcji eksploatacji i procedur awaryjnych. 

3.5. Demontaż i przywrócenie terenu 

  • demontaż wszystkich elementów tymczasowej infrastruktury oraz zagospodarowanie powstałych odpadów, 
  • usunięcie tras kablowych, urządzeń i elementów montażowych, 
  • przywrócenie terenu do stanu pierwotnego lub uzgodnionego z Zamawiającym do 31 sierpnia 2027 roku. 

4. Wymagania formalne i techniczne 

  • Wszystkie prace muszą być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, normami technicznymi, przepisami BHP i PPOŻ, 
  • Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób i mienia w trakcie realizacji zamówienia. 
  • Wykonawca zapewni personel posiadający wymagane uprawnienia (SEP, dozór/eksploatacja itd.). 
  • Wykonawca odpowiada za prawidłowe i bezpieczne działanie instalacji przez cały okres jej użytkowania. 

5. Terminy realizacj 

XXVI Światowe Jamboree Skautowe odbywa się w dniach 30 lipca 2027 – 9 sierpnia 2027. Tymczasowa instalacja elektroenergetyczna powinna być wykonana do końca czerwca 2027 roku. 

Wykonawca zobowiązany jest do określenia w ofercie: 

  • planowanego terminu rozpoczęcia i zakończenia montażu instalacji, 
  • czasu potrzebnego na uruchomienie i odbiory techniczne, 
  • terminu oraz czasu trwania demontażu infrastruktury i przywrócenia terenu do stanu pierwotnego.

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

  1. Nazwę Oferenta; 
  2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych; 
  3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
  4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
  5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
  6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.  
  7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji.

Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree.

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 1/2026”. 

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 09.03.2026 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

  1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
  2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
  3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
  4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
  5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta


Oświadczenie oferenta

[Data]


Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

Za Murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska


My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.


Z poważaniem,


[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]


Klauzula poufności

Oświadczenie oferenta dotyczące zachowania poufności  

My, niżej podpisani, działając w imieniu i na rzecz [nazwa firmy, adres, NIP] , w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia przez Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego, niniejszym oświadczamy, że: 

  1. Zobowiązujemy się do zachowania w poufności wszelkich informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Zamawiającego na szkodę, niezależnie od formy i sposobu ich przekazania. 
  2. Przez „informacje poufne” rozumie się wszelkie informacje dotyczące działalności Zamawiającego, które zostały ujawnione lub udostępnione naszej firmie w związku z prowadzonym postępowaniem lub ewentualnym zawarciem i realizacją umowy, w szczególności dane techniczne, organizacyjne, handlowe, finansowe, księgowe, marketingowe, know-how, informacje dotyczące klientów lub partnerów Zamawiającego, a także inne informacje niepubliczne, które zostały pozyskane bezpośrednio lub pośrednio. Informacje te nie obejmują danych ogólnodostępnych lub powszechnie znanych. 
  3. Zobowiązujemy się do podjęcia wszelkich niezbędnych środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie informacji poufnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, utratą lub dostępem osób trzecich. W przypadku rezygnacji z udziału w postępowaniu lub niewyłonienia naszej firmy jako wykonawcy, firma niezwłocznie zwróci Zamawiającemu wszelkie dokumenty i nośniki zawierające informacje poufne lub trwale je usunie ze swoich systemów i urządzeń. 
  4. Zobowiązujemy się do niepublikowania żadnych materiałów zawierających treści i/lub elementy graficzne wykonane w ramach niniejszego postępowania lub na potrzeby zamówienia, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. 


[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]


  • No labels