Page History

How to Build Your Contingent?

Building your Contingent for the Jamboree requires careful planning to ensure a diverse, well-structured, and well-supported group of participants and volunteers. Below you will find recommendations to help you assemble your delegation Contingent effectively.  

Contingent Size and Limits

Each Contingent must comply with the participation limits outlined in the Terms & Conditions. The maximum size of any Contingent is 10% of the total number of Jamboree participants, meaning no Contingent can exceed 3,600 people. This ensures a balanced and diverse event with participation from across all Regions of Scouting. 

The Contingent consists of both youth participants and adult volunteers, of which the adult volunteers may not exceed the number of youth participants.

Youth Participants and Unit Structure

Youth participants attend in Patrols of 9 Scouts with 1 Adult Patrol Leader. Four Patrols together form a Unit. If an NSO cannot bring a full Unit, international Units will be formed with Patrols from different NSOs. 

Adult Volunteers and Roles

Adult volunteers play a vital role in the Jamboree and can join in several capacities:  

•  Adult Patrol Leaders (APL) – Supporting and guiding Patrols.  Each Patrol will be accompanied by one Adult Patrol Leader (APL). The APL must be at least 18 years old as of 30 July 2027. Adult Patrol Leaders play a vital role at the Jamboree: they are expected to be strong leaders, reliable problem-solvers, and trusted role models for the youth participants. They will guide their Patrol through activities while also supporting the physical and mental well-being of each member.
• International Service Team (IST) members – Helping deliver the Jamboree experience. ISTs are the helping hands of the Jamboree. They are at least 18 years old on 30 July 2027. ISTs are recruited through their Contingents and will be assigned to a job. More information on IST can be found in the chapter about IST. Each Contingent is expected to bring IST members to contribute to the Jamboree’s operations. However, the number of adults, including IST members, cannot exceed the number of Youth Participants in your Contingent.
• Contingent Management Team (CMT) members – Overseeing the Contingent’s logistics, welfare, and overall support. This team of adults (at least 18 years old on 30 July 2027) is responsible for the general operations of the Contingent.

Each Contingent is encouraged to have at least two CMT members, one of which should be the Head of Contingent, who serves as the primary point of contact. The number of CMT members allowed is based on the size of the Contingent. Further details on registration and limits can be found in Circular #1. 
 
We suggest that, where size allows, the CMT should include adult volunteers covering essential roles such as: health and safety, Safe from Harm, IST coordination, finance and logistics.

IST Pre-Selection for Special Roles

During the IST selection process, Contingent Management Teams will have the opportunity to pre-select IST members for specific roles, such as supporting Contingent Pavilions (National Tents) and Food Houses if planned. Further details on registration can be found in Circular #1.

There will be an opportunity to add additional pre-selected volunteers for Food Houses after 1 November 2025 (the official Regular Registration deadline). Further information on this process will be provided separately in the Circular on Food Houses. Please note that this applies only to Food House ISTs.

Learning and personal development for Contingent Management Teams

Participating in a World Scout Jamboree is a valuable learning experience—not only for young people but also for adult volunteers. For both Heads of Contingent (HoC) and Contingent Management Teams, the Jamboree provides a unique opportunity to develop new skills, strengthen teamwork, and prepare for an unforgettable adventure.

As part of this journey, we will begin hosting a series of informative and engaging sessions starting at the end of 2025. These sessions will explore topics such as building an effective CMT, fostering clear and inclusive communication within your Contingent and supporting personal development. We will also focus on areas such as participant well-being, operations, and travel logistics. Each session will include insights from previous HoCs and CMT members, outline our expectations, and create space for discussion and collaboration.

In addition to these preparation-focused sessions, we will also hold meetings on topics related to the Jamboree time itself, including Safe from Harm, Security, and Camping at the Jamboree.

All sessions will take place online and will be recorded, giving you access to a valuable resource library to revisit whenever needed. With your active participation, we are confident that the Jamboree will be both meaningful and memorable for all HoCs and CMTs.

Invitations for the sessions will be shared with you in due course. If you would like to contribute your experiences from previous events, we warmly encourage you to contact us at contingents@wsj2027.pl

Head of Contingent Meetings

Building on the positive experience of our in-person Head of Contingent Meeting #2, we are pleased to announce the next two upcoming meetings:

• HoC Meeting #3: 22–26 July 2026
• HoC Meeting #4: 2–4 April 2027

Both meetings will take place in Gdańsk, Poland.

These gatherings will provide important updates on Jamboree planning and offer opportunities to share knowledge, ask questions, and connect within your Regions. We know from your feedback that networking and peer exchange were among the most valuable aspects of the previous meeting, and we are committed to building on that success.

Comment constituer votre contingent?

La constitution de votre contingent pour le Jamboree nécessite une planification minutieuse afin de garantir un groupe diversifié, bien structuré et bénéficiant d’un soutien adéquat composé de participants et de volontaires. Vous trouverez ci-dessous des recommandations pour vous aider à former efficacement votre contingent. 

Taille et limites du contingent

Chaque contingent doit respecter les limites de participation définies dans les Termes et Conditions. La taille maximale d’un contingent est de 10 % du nombre total de participants au Jamboree, ce qui signifie qu’aucun contingent ne peut dépasser 3 600 personnes. Cette règle garantit un événement équilibré et diversifié, avec une participation représentative de toutes les Régions du Scoutisme.  

Le contingent est composé à la fois de jeunes participants et de bénévoles adultes, dont le nombre ne peut dépasser celui des jeunes participants.

Participants Jeunes et Structure des Unités

Les participants jeunes assistent au Jamboree en patrouilles de 9 Scouts, accompagnés de 1 Chef de Patrouille Adulte. Quatre patrouilles réunies forment une Unité. Si une Organisation Scoute Nationale (NSO) ne peut pas constituer une Unité complète, des Unités internationales seront formées avec des patrouilles provenant de différentes NSO.

Adult Volunteers and Roles

Les bénévoles adultes jouent un rôle essentiel dans le Jamboree et peuvent s'impliquer à plusieurs titres :

• Chefs de patrouille adultes (APL) – Soutenir et guider les patrouilles. Chaque patrouille sera accompagnée d'un chef de patrouille adulte (APL). L'APL doit être âgé d'au moins 18 ans au 30 juillet 2027. Les chefs de patrouille adultes jouent un rôle essentiel au Jamboree : ils doivent être des leaders forts, capables de résoudre les problèmes et des modèles fiables pour les jeunes participants. Ils guideront leur patrouille tout au long des activités tout en veillant au bien-être physique et mental de chaque membre.
• Membres de l'équipe internationale de service (IST) – Contribuer à la réussite du Jamboree. Les membres de l'IST sont les bras droits du Jamboree. Ils doivent être âgés d'au moins 18 ans au 30 juillet 2027. Les membres de l'IST sont recrutés par leurs contingents et se verront attribuer une tâche. Vous trouverez plus d'informations sur l'IST dans le chapitre consacré à l'IST. Chaque contingent doit amener des membres de l'IST pour contribuer au bon déroulement du Jamboree. Toutefois, le nombre d'adultes, y compris les membres IST, ne peut dépasser le nombre de jeunes participants de votre contingent.
• Membres de l'équipe de gestion du contingent (CMT) – Superviser la logistique, le bien-être et le soutien général. Cette équipe d'adultes (âgés d'au moins 18 ans au 30 juillet 2027) est responsable du fonctionnement général du contingent.

Chaque contingent est encouragé à compter au moins deux membres du CMT, dont l’un doit être le Chef de Contingent, qui servira de point de contact principal. Le nombre de membres du CMT autorisé dépendra de la taille du contingent. Plus de détails sur l’inscription et les limites sont disponibles dans la Circulaire #1.

Nous recommandons que, lorsque la taille du contingent le permet, le CMT inclue des volontaires adultes occupant des rôles essentiels tels que : Santé et sécurité, Safe from Harm, Coordination de l’IST, Finances et logistique.

Présélection IST pour des rôles spéciaux

Au cours du processus de sélection des IST, les équipes de gestion des contingents auront la possibilité de présélectionner des membres IST pour des rôles spécifiques, tels que le soutien aux pavillons des contingents (tentes nationales) et aux restaurants, si prévu. Vous trouverez plus de détails sur l'inscription dans la circulaire n° 1.

Il sera possible d'ajouter des volontaires présélectionnés supplémentaires pour les cantines après le 1er novembre 2025 (date limite officielle pour les inscriptions régulières). De plus amples informations sur ce processus seront fournies séparément dans la circulaire sur les cantines. Veuillez noter que cela s'applique uniquement aux IST des cantines.

Apprentissage et développement personnel pour les équipes de gestion des contingentsTeams

Participer à un Jamboree Scout mondial est une expérience enrichissante, non seulement pour les jeunes, mais aussi pour les bénévoles adultes. Pour les chefs de délégation et les équipes de gestion des délégations, le Jamboree offre une occasion unique de développer de nouvelles compétences, de renforcer le travail d'équipe et de se préparer à une aventure inoubliable.

Dans le cadre de ce parcours, nous commencerons à organiser une série de sessions informatives et captivantes à partir de la fin de l'année 2025. Ces sessions aborderont des thèmes tels que la mise en place d'une équipe de gestion de contingent efficace, la promotion d'une communication claire et inclusive au sein de votre contingent et le soutien au développement personnel. Nous nous concentrerons également sur des domaines tels que le bien-être des participants, opérations et logistique des déplacements. Chaque session comprendra des commentaires d'anciens membres du HoC et du CMT, présentera nos attentes et créera un espace de discussion et de collaboration.

En plus de ces sessions axées sur la préparation, nous organiserons également des réunions sur des sujets liés au Jamboree lui-même, notamment la sécurité, la sûreté et le camping au Jamboree.

Toutes les sessions se dérouleront en ligne et seront enregistrées, vous donnant ainsi accès à une précieuse bibliothèque de ressources que vous pourrez consulter à tout moment. Grâce à votre participation active, nous sommes convaincus que le Jamboree sera à la fois significatif et mémorable pour tous les HoC et CMT.

Les invitations pour les sessions vous seront communiquées en temps voulu. Si vous souhaitez partager vos expériences acquises lors d'événements précédents, nous vous encourageons vivement à nous contacter à l'adresse contingents@wsj2027.pl

Réunions des chefs de délégation

Forts de l'expérience positive de notre deuxième réunion en présentiel des chefs de délégation, nous sommes heureux d'annoncer les deux prochaines réunions :

• Réunion HoC n° 3 : 22-26 juillet 2026
• Réunion des chefs de délégation n° 4 : 2-4 avril 2027

Les deux réunions se tiendront à Gdańsk, en Pologne.

Ces réunions permettront de faire le point sur l'organisation du Jamboree et offriront l'occasion de partager des connaissances, de poser des questions et de nouer des liens au sein de vos régions. Vos commentaires nous ont appris que le réseautage et les échanges entre pairs ont été parmi les aspects les plus appréciés de la dernière réunion, et nous sommes déterminés à poursuivre sur cette lancée.

De plus amples informations sur ces réunions vous seront communiquées en temps utileMore information on these meetings will be shared in good time.