Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/23 Z DNIA 21.08.2026

Przedmiot Zamówienia

Obsługa logistyczna magazynu zewnętrznego. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa logistyczna zewnętrznego magazynu na potrzeby organizacji XXVI Światowego Jamboree Skautowego 2027, obejmująca przyjmowanie, kontrolę, rozładunek, składowanie, rozformowywanie oraz przygotowanie towarów do dalszej dystrybucji, a także ich transport na teren wydarzenia na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku. 

Realizacja zamówienia będzie prowadzona etapowo, począwszy od grudnia 2026 r., że szczególnym nasileniem operacji logistycznych w okresie od czerwca do sierpnia 2027 r. 

Zamawiający przewiduje konieczność obsługi co najmniej 20 kontenerów 40-stopowych oraz około 2 000 palet lub pakietów. Wskazane ilości mają charakter szacunkowy i służą przygotowaniu porównywalnej oferty cenowej.

Zakres zamówienia

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 

Obsługi kontenerów 

Przyjmowania, sprawdzania, rozładunku oraz składowania kontenerów dostarczanych na potrzeby Jamboree w okresie od grudnia 2026 r. do sierpnia 2027 r. 

Przewidywana liczba kontenerów wynosi nie mniej niż 20 kontenerów 40-stopowych, przy czym największe natężenie dostaw przewidywane jest w okresie czerwiec–sierpień 2027 r. 

Wykonawca powinien wskazać odrębnie: 

• koszt przyjęcia i rozładunku jednego kontenera; 

• koszt składowania jednego kontenera za dobę; 

• ewentualne dodatkowe koszty związane z obsługą kontenera. 

Obsługi palet i pakietów 

Przyjmowania, sprawdzania, rozładunku, załadunku oraz składowania palet i pakietów z towarem w przestrzeni magazynowej zabezpieczonej przed wpływem warunków atmosferycznych. 

Wykonawca powinien wskazać odrębnie: 

• koszt przyjęcia i rozładunku jednej palety lub pakietu; 

• koszt załadunku jednej palety lub pakietu; 

• koszt składowania jednej palety lub pakietu za dobę. 

Rozformowywania kontenerów 

Rozformowywania zawartości kontenerów na palety lub pakiety oraz przygotowania ich do składowania i dalszej dystrybucji. 

Szacowana skala zamówienia wynosi minimum 2 000 palet lub pakietów. 

Wykonawca powinien wskazać koszt rozformowania i przygotowania jednej palety lub pakietu. 

Magazynowania towarów 

Zapewnienia odpowiedniej powierzchni magazynowej umożliwiającej przechowywanie palet i pakietów po rozformowaniu kontenerów. 

Towary powinny być przechowywane pod dachem, w warunkach zabezpieczających je przed opadami atmosferycznymi oraz innymi czynnikami mogącymi spowodować ich uszkodzenie. 

Wykonawca powinien wskazać koszt składowania jednej palety lub pakietu za każdą rozpoczętą dobę. 

Transportu na teren Jamboree 

Zapewnienia transportu spaletyzowanych lub przygotowanych w pakietach towarów z magazynu zewnętrznego na teren XXVI Światowego Jamboree Skautowego 2027 na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku. 

Dostawy będą realizowane zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym do około 25 wskazanych lokalizacji na terenie wydarzenia. 

Każda paleta lub pakiet zostanie przypisany do konkretnej lokalizacji docelowej. 

Wykonawca powinien przedstawić sposób kalkulacji kosztów transportu oraz wskazać cenę jednostkową dostarczenia palety lub pakietu do wskazanej lokalizacji na terenie Jamboree. 

Dedykowanego menadżera projektu 

Zapewnienia dedykowanego menadżera projektu odpowiedzialnego za koordynację realizacji zamówienia i współpracę z przedstawicielami Zamawiającego. 

W okresie trzech miesięcy największego natężenia działań logistycznych menadżer projektu powinien być w pełni zaangażowany w realizację zadań związanych z XXVI Światowym Jamboree Skautowym 2027. 

Osoba wskazana do pełnienia tej funkcji powinna posiadać doświadczenie w organizacji transportu, logistyki magazynowej lub realizacji przedsięwzięć o porównywalnej skali. 

Wykonawca powinien wskazać miesięczny koszt zapewnienia dedykowanego menadżera projektu. 

Zapewnienia ładowarki typu all-road 

Zapewnienia możliwości wynajmu ładowarki terenowej typu all-road, przystosowanej do obsługi kontenerów i operacji logistycznych związanych z realizacją zamówienia. 

Zamawiający oczekuje przedstawienia kosztu wynajmu urządzenia bez operatora, ze wskazaniem: 

• stawki dobowej; 

• stawki tygodniowej; 

• stawki miesięcznej; 

• kosztów dostawy i odbioru urządzenia, jeżeli występują. 

Wynajmu kontenerów 20-stopowych 

Zapewnienia około 50 kontenerów 20-stopowych na okres około jednego miesiąca. 

Zakres usługi powinien obejmować dostarczenie kontenerów we wskazane przez Zamawiającego miejsce, ich wynajem oraz odbiór po zakończeniu okresu użytkowania. 

Wykonawca powinien wskazać: 

• koszt wynajmu jednego kontenera za dobę lub miesiąc; 

• koszt dostawy jednego kontenera; 

• koszt odbioru jednego kontenera; 

• ewentualne pozostałe koszty związane z realizacją usługi. 

 Wymagania dotyczące magazynu

Wykonawca powinien dysponować powierzchnią magazynową i placem umożliwiającymi sprawną obsługę przewidywanej liczby kontenerów, palet i pakietów oraz prowadzenie równoległych operacji logistycznych. 

Magazyn powinien zapewniać możliwość: 

• przyjmowania samochodów ciężarowych i kontenerów 40-stopowych; 

• prowadzenia operacji rozładunku i załadunku; 

• czasowego składowania kontenerów; 

• magazynowania palet i pakietów pod dachem; 

• przygotowywania towarów do transportu na teren Jamboree; 

• ewidencjonowania przyjęć, wydań oraz aktualnych stanów magazynowych. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. nazwę i dane Oferenta; 
2. opis doświadczenia Oferenta w realizacji usług logistycznych, magazynowych i transportowych, w szczególności przedsięwzięć o dużej skali lub wymagających obsługi znacznej liczby dostaw w krótkim okresie; 
3. wskazanie lokalizacji magazynu lub magazynów proponowanych do realizacji zamówienia; 
4. opis dostępnej infrastruktury magazynowej i przeładunkowej; 
5. opis proponowanego sposobu realizacji zamówienia; 
6. informację o sposobie prowadzenia ewidencji przyjęć, składowania i wydań towarów; 
7. informacje dotyczące osoby proponowanej na stanowisko dedykowanego menadżera projektu wraz z opisem jej doświadczenia; 
8. szczegółową ofertę cenową obejmującą wszystkie elementy wskazane w niniejszym zapytaniu. 

Oferta cenowa 

W celu zapewnienia możliwości porównania ofert Oferent powinien przedstawić ceny jednostkowe co najmniej dla następujących pozycji: 

Wszystkie ceny powinny zostać przedstawione w kwotach netto i brutto wraz ze wskazaniem właściwej stawki VAT. 

Oferent powinien również wskazać wszystkie inne opłaty, koszty dodatkowe lub warunki, które mogą mieć wpływ na całkowity koszt realizacji zamówienia. 

Zamawiający oczekuje, że przedstawione stawki jednostkowe umożliwią rozliczenie rzeczywiście wykonanych usług zgodnie z faktyczną liczbą obsłużonych kontenerów, palet, pakietów oraz wykonanych transportów.

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 23/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 4 września 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko

Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

 

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

 

Z poważaniem,

 

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]