Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/34 Z DNIA 04.11.2026

Przedmiot Zamówienia

Dostarczenie systemu płatniczego. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT  

Podstawa formalna:  

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, dostarczenie, wdrożenie, uruchomienie oraz obsługa systemu płatności bezgotówkowych na potrzeby XXVI Światowego Jamboree Skautowego 2027, wraz z zapewnieniem niezbędnego oprogramowania, infrastruktury technicznej, urządzeń oraz wsparcia operacyjnego.

Termin realizacji zamówienia: 27.07 - 10.08.2027 

System powinien umożliwiać uczestnikom wydarzenia dokonywanie zakupów w autoryzowanych punktach sprzedaży z wykorzystaniem indywidualnych opasek zbliżeniowych, powiązanych z kontami użytkowników i zasilanych środkami wpłacanymi przed wydarzeniem oraz w jego trakcie. Zamawiający oczekuje rozwiązania kompleksowego, bezpiecznego, intuicyjnego w obsłudze oraz dostosowanego do specyfiki międzynarodowego wydarzenia masowego. 

Zakres zamówienia 

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia rozwiązania obejmującego w szczególności: 

1. System rejestracji użytkowników i zarządzania indywidualnymi kontami. 
2. Obsługę wpłat dokonywanych przed wydarzeniem oraz podczas jego trwania, w tym wpłat internetowych gotówkowych (PLN, EUR, USD) realizowanych w wyznaczonych punktach obsługi. 
3. Mechanizm przypisywania wpłaconych środków do indywidualnych kont użytkowników w formie bonów przeznaczonych do wykorzystania podczas wydarzenia. 
4. Integrację kont użytkowników z indywidualnymi opaskami zbliżeniowymi. 
5. Obsługę transakcji bezgotówkowych w autoryzowanych punktach sprzedaży. 
6. Obsługę ewidencjonowania transakcji (POS) oraz ich fiskalizacji. 
7. System zarządzania punktami sprzedaży, produktami, cenami oraz uprawnieniami personelu. 
8. Moduł rozliczeń finansowych pomiędzy Zamawiającym, a podmiotami prowadzącymi sprzedaż. 
9. Narzędzia raportowania, monitorowania transakcji oraz kontroli przepływów finansowych. 
10. Mechanizmy bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych oraz zapewnienia ciągłości działania systemu. 
11. Obsługę zwrotów niewykorzystanych środków po zakończeniu wydarzenia. 
12. Wsparcie techniczne, szkolenia użytkowników oraz bieżącą obsługę systemu podczas wydarzenia. 

Wymagania funkcjonalne 

Zamawiający oczekuje, że oferowane rozwiązanie zapewni: 

1. możliwość samodzielnej rejestracji użytkowników za pośrednictwem strony internetowej i aplikacji mobilnych, a także rejestracji w wyznaczonych punktach obsługi; 
2. dostępność interfejsu użytkownika co najmniej w języku polskim, angielskim (mile widziany francuski); 
3. możliwość zasilania kont przez użytkowników lub upoważnionych opiekunów, również z wykorzystaniem zagranicznych instrumentów płatniczych; 
4. możliwość korzystania z systemu przez osoby nieposiadające telefonu, karty płatniczej lub rachunku bankowego; 
5. bieżący dostęp do informacji o saldzie oraz historii transakcji; 
6. możliwość zarządzania kilkoma kontami podopiecznych przez upoważnionego opiekuna; 
7. stosowanie indywidualnych limitów wydatków i ograniczeń zakupowych, w szczególności wobec użytkowników niepełnoletnich; 
8. bezpieczne przypisywanie, blokowanie oraz wymianę opasek zbliżeniowych; 
9. szybką i intuicyjną realizację zakupów, bez konieczności używania gotówki lub telefonu; 
10. obsługę sprzedaży i zwrotów z zachowaniem wymaganej ewidencji fiskalnej; 
11. możliwość bieżącego zarządzania autoryzowanymi punktami sprzedaży; 
12. automatyczne naliczanie prowizji i przygotowywanie rozliczeń z poszczególnymi sprzedawcami; 
13. generowanie raportów finansowych i operacyjnych oraz eksport danych do formatów umożliwiających ich dalsze przetwarzanie. 

Wymagania techniczne i bezpieczeństwo 

System powinien zapewniać wysoką wydajność i niezawodność działania w warunkach intensywnego, równoczesnego korzystania przez dużą liczbę użytkowników. 

Zamawiający oczekuje w szczególności: 

1. Zastosowania bezpiecznych technologii identyfikacji użytkowników i autoryzacji transakcji. 
2. Ochrony przed nieuprawnionym dostępem, kopiowaniem identyfikatorów oraz wielokrotnym rozliczeniem tej samej transakcji. 
3. Zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym RODO. 
4. Wprowadzenia zróżnicowanych poziomów uprawnień dla użytkowników, sprzedawców, personelu obsługującego i administratorów. 
5. Zapewnienia rejestrowania operacji finansowych oraz możliwości ich weryfikacji i audytu. 
6. Zapewnienia infrastruktury podstawowej i zapasowej, umożliwiającej utrzymanie ciągłości działania, w tym zapewnienie niezależnego systemu niezbędnego do funkcjonowania w przypadku braku łącza internetowego. 
7. Możliwości realizacji transakcji w warunkach czasowej niedostępności połączenia sieciowego, z zachowaniem bezpieczeństwa rozliczeń. 
8. Zapewnienia mechanizmów monitorowania, tworzenia kopii zapasowych i odtwarzania systemu po awarii. 

Szczegółowy sposób realizacji powyższych wymagań powinien zostać przedstawiony przez Wykonawcę w ofercie. 

Wdrożenie i obsługa systemu 

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksowe przygotowanie systemu do eksploatacji, w szczególności za: 

1. opracowanie harmonogramu wdrożenia i uruchomienia; 
2. konfigurację systemu zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 
3. dostarczenie i przygotowanie niezbędnych urządzeń oraz infrastruktury; 
4. przeprowadzenie testów i odbiorów przed rozpoczęciem wydarzenia; 
5. przygotowanie instrukcji oraz przeszkolenie personelu Zamawiającego i punktów sprzedaży; 
6. zapewnienie wsparcia technicznego na terenie wydarzenia; 
7. bieżące monitorowanie poprawności działania systemu i usuwanie awarii; 
8. przygotowanie rozliczeń końcowych i raportów; 
9. zapewnienie obsługi procesu zwrotu niewykorzystanych środków; 
10. przekazanie Zamawiającemu wymaganej dokumentacji i danych po zakończeniu realizacji zamówienia. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia w szczególności:

Opis proponowanego systemu oraz jego podstawowych funkcjonalności. 

Opis sposobu organizacji płatności, autoryzacji transakcji i rozliczeń finansowych. 

Propozycję infrastruktury technicznej i wyposażenia punktów sprzedaży. 

Opis mechanizmów zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania. 

Plan wdrożenia, testowania oraz uruchomienia systemu. 

Zakres wsparcia technicznego i organizacyjnego podczas wydarzenia. 

Opis sposobu zakończenia obsługi systemu i przygotowania rozliczeń. 

Wstępny harmonogram realizacji zamówienia. 

Szczegółową kalkulację kosztów, z wyodrębnieniem kosztów wdrożenia, infrastruktury, licencji, obsługi oraz ewentualnych opłat transakcyjnych. 

Zamawiający dopuszcza rozwiązania wykorzystujące różne technologie i modele organizacyjne, pod warunkiem zapewnienia wymaganej funkcjonalności, bezpieczeństwa oraz sprawnej obsługi uczestników wydarzenia. 

    3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  

    4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   

    5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  

    6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień. 

    7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 34/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 18 listopada 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.   

Członek Zarządu: (—) Piotr Miller

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko

Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

DO OFERTY OBOWIĄZKOWO DOŁĄCZA SIĘ UZUPEŁNIONE OŚWIADCZENIE O NASTĘPUJĄCEJ TREŚCI:

Oświadczenie oferenta

[Data] 

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

 

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

 

Z poważaniem,

 

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]