...

ZAPROSZENIE NR 2025/02 Z DNIA 30.06.2025

Przedmiot Zamówienia

Zaprojektowanie tymczasowej sieci niskiego napięcia na potrzeby organizacji Światowego Jamboree Skautowego w Gdańsku w 2027 roku w oparciu o szczegółowe wytyczne

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Podstawa formalna:

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiot zamówienia

Organizator przygotował szczegółową mapę z rozmieszczeniem elementów infrastruktury, a także zebrał dane dotyczące zapotrzebowania na energię elektryczną i wystąpił o warunki przyłączenia do sieci dystrybucyjnej. Zakłada się, że zaopatrzenie w energie elektryczną będzie oparte w głównej mierze o generatory oraz jeden punkt przyłączenia do sieci dystrybucyjnej, a także o tymczasowe linie napowietrzne. Infrastruktura krytyczna musi być wyposażona w zasilanie awaryjne. Projekt winien zawierać uzgodnioną propozycję rozmieszczenia poszczególnych elementów infrastruktury, przebieg linii kablowych i szczegółowe wytyczne dla firm wykonawczych dotyczące parametrów technicznych proponowanych rozwiązań. Ma on uwzględniać wymogi bezpieczeństwa, założenia budżetowe i tymczasowy charakter infrastruktury.  

Zainteresowane podmioty zgłoszą chęć uczestnictwa w postępowaniu wysyłając wiadomość na adres gdansk@wsj2027.pla następnie po podpisaniu klauzuli poufności zostanie im przekazana posiadana dokumentacja, w oparciu o którą będzie można przygotować szczegółową ofertę.  

Zakres oferty

Oferta powinna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta; 
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych; 
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.  
7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami. 

...

 JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree.

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji.   

 Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree. 

Dla formy elektronicznej:Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej:Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 09:00-17:00.Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 2025/02”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 30.07.2025 r. do godz. 15:00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

• Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
• Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.
• Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.
• Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości. 

JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta. 

...

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

...