Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/15 Z DNIA 23.10.2025

Przedmiot Zamówienia

Dostarczenie zestawów komputerów przenośnych i osprzętu technicznego do przygotowania Centrum Operacyjnego Jamboree.  

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb:ZAPYTANIE OFERTOWE 

Podstawa formalna: 

Podstawa formalna: Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.  

Opis przedmiotu Zamówienia

Organizatorzy 26. Światowego Jamboree Skautowego w Gdańsku zwracają się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty na dostarczenie zestawów komputerów przenośnych i osprzętu technicznego do przygotowania Centrum Operacyjnego Jamboree zgodnie z poniższą specyfikacją z terminem realizacji zamówienia do 15 listopada 2025 roku. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać:  

1. Nazwę Oferenta; 
2. Opis proponowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem cen jednostkowych poszczególnych elementów zamówienia. 
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
6. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia,w tym wymagań związanych z odpowiedzialnościąśrodowiskową,oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

...

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15) lub siedzibie JOC (Gdańsk, ul. Za Murami 2-10). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 15/2025”.

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 30 06.1011.2025 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

1. Ofertyniespełniającewymagańopisanych w niniejszymOgłoszeniuniebędą brane pod uwagęprzezZamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta iJOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOCzastrzegasobieprawo do: odwołanianiniejszegopostępowania w całościlub wczęści w każdymczasie, niedokonaniawyborużadnejoferty, zmianyterminówwyznaczonych w niniejszymZaproszeniu, żądaniadodatkowychszczegółowychinformacjiiwyjaśnieńodOferenta

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

...