A2 Termes et Conditions

1 Introduction

Le 26e Jamboree Scout Mondial est un événement mondial de l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS), organisé en Pologne par Związek Harcerstwa Polskiego et organisé par le Comité d’organisation du 26e Jamboree Scout Mondial (ci-après : l’Organisation du Jamboree), qui est une partie statutaire pour le 26e Jamboree Scout Mondial. L’Organisation du Jamboree fonctionne en vertu de la loi du 6 avril 1984 sur les fondations (Journal des lois 1984, n° 21, article 97) dans le but de planifier, organiser, financer, conduire et comptabiliser le 26e Jamboree Scout Mondial, conformément aux termes de l’accord d’organisation du 26e Jamboree Scout Mondial et à la Constitution de l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout.

2 Limites d’âge et définitions des participants

2.1 Limites d’âge pour les participants

Les jeunes âgés de 14 à 17 ans au début du Jamboree peuvent participer au 26e Jamboree Scout Mondial en tant que participants jeunes (c’est-à-dire ceux nés après le 30 juillet 2009 mais au plus tard le 30 juillet 2013).

2.2 Limite d’âge pour l’Équipe de Service International (IST)

Les personnes âgées de 18 ans et plus (celles nées le 30 juillet 2009 ou avant) peuvent s’inscrire pour être membres de l’Équipe de Service International (IST).

2.3 Équipe de Gestion du Contingent (CMT)

Les bénévoles adultes et les membres de l’Équipe de Gestion du Contingent (CMT) sont âgés de 18 ans et plus (ceux nés le 30 juillet 2009 ou avant). Le Chef de Contingent fait partie de la CMT.

2.4 Chefs de Patrouille Adultes (APL) et Participants (PAX)

Les Chefs de Patrouille Adultes sont des bénévoles de plus de 18 ans (ceux nés le 30 juillet 2009 ou avant) nommés par le Contingent National. Ils font partie de la Patrouille (et de l’Unité) pendant le Jamboree et servent de leaders pour chaque groupe de 9 jeunes participants. Ils sont responsables de leurs jeunes participants. Le terme participants (PAX) sera utilisé pour décrire les Chefs de Patrouille Adultes et leurs jeunes participants respectifs. Lorsque cela sera nécessaire pour faire la distinction, ils seront désignés comme Chefs de Patrouille Adultes (APL) ou jeunes participants.

3 Contingents Nationaux

3.1 Contingents Nationaux

La participation au 26e Jamboree Scout Mondial est organisée par le biais de Contingents Nationaux. Seules les Organisations Scoutes Nationales (NSO) qui sont membres en règle de l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS) peuvent postuler pour assister au 26e Jamboree Scout Mondial. Les NSO avec plusieurs Associations Scoutes Nationales (NSA) devront collaborer pour former un seul Contingent National NSO pour le Jamboree. Seules les NSO peuvent enregistrer des contingents et il ne peut y avoir qu’un seul Contingent National par NSO. Chaque personne assistant au 26e Jamboree Scout Mondial doit être membre d’un contingent.

3.2 Formation d’un Contingent

Chaque NSO est priée de nommer un Chef de Contingent (HOC) et une Équipe de Gestion du Contingent de soutien si nécessaire et approprié à la taille du contingent. Il incombe à chaque NSO d’organiser son contingent et sa participation. Chaque Contingent National sera dirigé par un seul Chef de Contingent (HOC) et sera composé de participants (PAX : Chefs de Patrouille Adultes et jeunes participants), de membres de l’Équipe de Service International (IST) et de membres de l’Équipe de Gestion du Contingent (CMT). Aucun contingent ne peut constituer plus de 10 % du nombre maximum de participants approuvé par le Comité Scout Mondial, à l’exception du pays où se déroule le 26e Jamboree Scout Mondial, qui peut envoyer un contingent constituant jusqu’à mais ne dépassant pas 20 % de ce nombre. Aucun contingent ne peut avoir plus d’adultes que de participants, à l’exception du pays où se déroule le 26e Jamboree Scout Mondial.

L’Équipe de Gestion du Contingent est un groupe de leaders adultes responsables de prendre soin des jeunes participants et de gérer les finances, les communications et la logistique du contingent, dirigée par un HOC qui assiste au Jamboree. Le nombre de membres de la CMT est limité et basé sur le nombre de jeunes participants dans le contingent. Un nombre minimum de membres de la CMT est d’un membre pour les contingents comptant jusqu’à 18 participants et deux membres pour les contingents plus importants. Le HOC ne doit pas servir de Chef de Patrouille ni de membre de l’IST. Les détails sont décrits dans le tableau suivant :

3.3 Nomination du Chef de Contingent

Chaque NSO est invitée à nommer un Chef de Contingent pour le 26e Jamboree Scout Mondial et à soumettre les informations au Bureau du Jamboree avant le 1er novembre 2024.

3.4 Patrouilles et Unités

Les participants seront inscrits dans des patrouilles de 10 personnes (9 jeunes participants et 1 Chef de Patrouille Adulte). Quatre patrouilles formeront une unité (36 jeunes participants et 4 Chefs de Patrouille Adultes).

3.5 IST

L’Équipe de Service International est essentielle à la réussite du Jamboree, et les NSO sont encouragées à aider les organisateurs en recrutant des adultes appropriés pour l’IST. Aucun contingent ne peut avoir plus d’adultes (le total des IST et des CMT) que de participants, sauf pour la NSO hôte.

3.6 Responsabilité des NSO

Chaque NSO accepte l’entière responsabilité de ses membres participant au 26e Jamboree Scout Mondial. Le Chef de Contingent et son Équipe de Gestion du Contingent acceptent l’entière responsabilité des membres de leur contingent pour le Jamboree. Le Chef de Contingent et son Équipe de Gestion du Contingent acceptent l’entière responsabilité des membres de leur contingent pour le Jamboree Scout Mondial.

4 Inscriptions et paiements

4.1 Inscription du Contingent National

L’inscription sera basée sur un système d’inscription électronique.

4.2 Frais d’inscription

Les catégories de frais pour le 26e Jamboree Scout Mondial ont été approuvées par le Comité Scout Mondial. Afin d’encourager les scouts de nombreux pays à participer au Jamboree Scout Mondial et de démontrer la solidarité mondiale du scoutisme, les frais du Jamboree sont réduits par catégorie de pays. Cette approche a été utilisée pour les précédents Jamborees Scouts Mondiaux et est basée sur le revenu national brut par habitant de chaque pays. Les Organisations Scoutes Nationales peuvent confirmer leur catégorie ici : lien.

Les frais pour les participants, les APL, les IST et les CMT sont en Zloty polonais (PLN) et sont les suivants :

4.3 Frais

4.4 Calendrier des inscriptions et des paiements

4.5 Répartition des contingents

Les nombres de répartition pour chaque contingent de NSO seront basés sur le formulaire de répartition des contingents soumis, qui est dû au plus tard le 1er novembre 2025. Après avoir examiné la demande de chaque NSO, la répartition réelle des contingents sera confirmée par l’organisation du Jamboree au plus tard le 1er décembre 2025. Cette répartition précisera le nombre de participants, IST et CMT prévus pour assister à l’événement, et des factures contraignantes seront émises en fonction de ces chiffres. Il est fortement conseillé de ne confirmer aucune inscription dans les systèmes internes de la NSO avant de recevoir la confirmation de la répartition des contingents du 26e Jamboree Scout Mondial.

4.6 Dépôt

Le paiement du dépôt garantira le nombre de participants inscrits par contingent. Le dépôt pour chaque personne inscrite est de 10 % des frais du Jamboree ou du dépôt d’inscription anticipée de 30 %. Un dépôt sera appliqué au contingent concerné, non aux individus. Un montant de 10 % des frais réguliers ne sera en aucun cas remboursé, y compris pour l’inscription anticipée. Les contingents qui ne confirment pas leur répartition avec le dépôt avant le 1er février 2026 risquent de trouver une capacité limitée pour leur contingent.

4.7 Dépôt et frais d’inscription anticipée

Les frais d’inscription anticipée sont disponibles comme détaillé dans le tableau ci-dessous. Pour les frais d’inscription anticipée, le formulaire de répartition des contingents doit être soumis avant le 1er juillet 2025. L’Organisation du Jamboree examinera la demande de chaque NSO et en consultation avec l’OMMS confirmera la répartition réelle des contingents au plus tard le 1er août 2025. Pour garantir les frais d’inscription anticipée, un dépôt d’inscription anticipée de 30 % des frais réguliers doit être transféré avant le 1er septembre 2025, sur la base du formulaire de répartition des contingents soumis et confirmé par l’Organisation du Jamboree. Le non-transfert des paiements dans les délais entraînera une facturation selon les règles générales d’inscription, et la remise ne sera pas appliquée. Les contingents qui ont payé le dépôt d’inscription anticipée continueront avec les paiements ultérieurs comme indiqué à la section 4.4. La dernière (quatrième) tranche sera réduite pour correspondre aux frais d’inscription anticipée.

 

4.8 Paiement tardif

Tout paiement reçu après la date limite de paiement de la facture entraînera une majoration de service de 5 %. Si les paiements ne sont pas reçus dans les délais, la répartition du contingent de cette NSO risque d’être annulée, même si des dépôts ont été effectués et des frais de retard appliqués. Le 26e Jamboree Scout Mondial se réserve le droit d’annuler ou d’ajuster la répartition de toute NSO qui ne respecte pas les délais du calendrier de paiement publié.

4.9 Ajustements de la répartition des contingents

Une demande de répartition précise garantit un budget de Jamboree sain. Une fois la demande de répartition initiale soumise et approuvée, les NSO peuvent demander un ajustement unique de maximum 10 % de la répartition des contingents approuvée.

4.10 Permission de participation

La permission de participation sera accordée par l’organisation du Jamboree uniquement lorsque toutes les procédures nécessaires, y compris le paiement de la totalité des frais, auront été complétées par le contingent. Toute documentation, y compris les invitations pour les visas, ne sera traitée qu’après la réalisation de ces procédures.

4.11 Versement des frais

Chaque NSO collectera les frais de ses participants pour le 26e Jamboree Scout Mondial. La NSO effectuera ensuite un paiement unique pour l’ensemble du contingent à l’organisation du Jamboree. Les paiements des contingents nationaux ne doivent pas être effectués par ou via des individus. Tous les frais sont payables à l’organisation du Jamboree avant les dates indiquées et doivent être versés en Zloty polonais (PLN). Les frais doivent être transférés sur le compte bancaire fourni par l’organisation du Jamboree. Veuillez noter que chaque contingent national se verra attribuer un numéro de compte individuel pour faciliter le suivi des paiements. Veuillez noter ce qui suit lors des virements bancaires :

• Chaque virement doit inclure à la fois le nom de la NSO et une référence à son objet (par exemple, “Dépôt pour 100 personnes”).
• Les contingents nationaux doivent informer l’organisation du Jamboree de chaque virement effectué, y compris la date d’envoi, la banque d’où il a été envoyé, toute information de référence incluse et le montant que le 26e Jamboree Scout Mondial doit recevoir.
• Le montant crédité à la NSO sera net de tous les frais bancaires appliqués par la banque de la NSO ET la banque du 26e Jamboree Scout Mondial à la réception du virement.
• Lors du suivi du calendrier de paiement, veuillez vous assurer de laisser suffisamment de temps pour que les virements bancaires soient crédités sur le compte du 26e Jamboree Scout Mondial selon les dates indiquées.
• Tous les paiements doivent être effectués en Zloty polonais (PLN).

4.12 Remboursements

Les dépôts et les majorations de retard payés ne seront en aucun cas remboursés. Le montant de tout remboursement accordé ne peut pas dépasser le montant effectivement payé au 26e Jamboree Scout Mondial. L’organisation du Jamboree ne remboursera aucun frais, à l’exception de la section 5 et pour ceux qui se voient refuser un visa pour la Pologne (seulement après avoir soumis la documentation de soutien indiquant que la personne a fait la demande en temps opportun et a fourni les formulaires appropriés).

5 Annulation

5.1 Annulation pour cas de force majeure

L’organisation du Jamboree peut annuler l’événement pour des raisons impérieuses. En cas d’annulation du 26e Jamboree Scout Mondial en raison de circonstances échappant au contrôle des organisateurs - appelées force majeure - l’organisation du Jamboree ne sera pas tenue de rembourser les frais. Dans de telles situations, cependant, après que les coûts encourus ont été couverts et que les comptes ont été clôturés, l’organisation du Jamboree remboursera au contingent national la part restante des frais payés. La force majeure est interprétée comme un événement de nature soudaine et inattendue, lié mais non limité aux épidémies ou pandémies de maladies infectieuses, aux actes des autorités exécutives et législatives, y compris les actes des autorités d’un état autre que la République de Pologne ou les actes des autorités des organisations internationales, y compris en particulier ceux des autorités nationales, ainsi que les troubles de la vie collective (par exemple, émeutes, actes de terreur, guerre, état d’urgence, grève, etc.) dont la conséquence est ou peut être les difficultés ou l’incapacité d’organiser le 26e Jamboree Scout Mondial, causées (entre autres choses) par la limitation de l’entrée des participants au 26e Jamboree Scout Mondial sur le territoire de la République de Pologne, des restrictions liées à l’organisation de rassemblements de masse, le retrait des participants à l’événement en raison de préoccupations pour la santé, la vie ou des directives et conseils des autorités nationales ou internationales et des organisations.

5.2 Annulation par décision du Comité Scout Mondial

Si le Comité Scout Mondial, agissant au nom de la Conférence Scout Mondiale, prend une décision finale et exécutoire d’annuler le Jamboree Scout Mondial, les frais d’inscription seront remboursés aux contingents après déduction de tous les coûts déjà engagés et contractés, ainsi que de toute pénalité contractuelle et autres sommes dues que l’organisation du Jamboree est obligée de payer.

5.3 Annulation après l’arrivée

Les frais du 26e Jamboree Scout Mondial ne seront pas remboursés si l’événement est annulé après le 1er juillet 2027, quelle qu’en soit la raison.

5.4 Assurance pour l’annulation de l’événement

L’organisation du Jamboree obtiendra une assurance annulation pour l’événement, au cas où des événements imprévus nécessiteraient l’annulation du 26e Jamboree Scout Mondial. L’assurance annulation ne couvre pas les coûts tels que le voyage, l’équipement ou les activités pré- et post-Jamboree, qui sont externes aux frais du 26e Jamboree Scout Mondial. Il est donc recommandé que les NSO obtiennent leur propre assurance pour ces éléments. Les contingents nationaux doivent également noter que tout événement échappant au contrôle de l’organisation du Jamboree, tel que des actes de terrorisme et des catastrophes naturelles, ne sont pas couverts par l’assurance. Il n’est pas possible de garantir que l’assurance couvre les frais payés par les NSO.

6 Ce que couvrent les frais du Jamboree

6.1 Frais de participation :

• Tous les frais de camping du jour de l’arrivée le 29 juillet 2027 au départ le 9 août 2027.
• Le programme du Jamboree, y compris le transport pertinent pour les activités du programme.
• Petits déjeuners, déjeuners emballés et dîners pendant toute la durée du Jamboree, du dîner le 29 juillet 2027 au petit déjeuner le 9 août 2027 et un accès approprié à l’eau potable à tout moment.
• À l’arrivée, transport depuis l’un des points d’entrée officiels spécifiés du Jamboree en Pologne.
• À la fin du Jamboree, transport depuis le site vers un point de sortie officiel spécifique du Jamboree.
• Équipement commun de l’unité (c’est-à-dire tente de cuisine et équipement). Aucun équipement personnel ne sera fourni (c’est-à-dire tentes, lits de camp, sacs de couchage, etc.).
• Soins médicaux en cas de maladie (à l’exclusion des conditions préexistantes) ou d’accidents, y compris une chirurgie mineure ou un traitement, si nécessaire, pendant le Jamboree. Les médicaments et toutes les dépenses liées aux soins spécialisés ou à l’hospitalisation ne sont PAS inclus dans les frais.
• Un kit de participation au Jamboree, comprenant un foulard et un badge officiels du Jamboree.

6.2 Frais IST/CMT :

• Tous les frais de camping du jour de l’arrivée le 27 juillet 2027 au départ le 10 août 2027.
• Briefing et formation, y compris une formation spécifique au rôle, avant l’arrivée des participants.
• Petits déjeuners, déjeuners emballés et dîners pendant toute la durée du Jamboree, du dîner le 27 juillet 2027 au petit déjeuner (avec déjeuner emballé) le 10 août 2027 et un accès approprié à l’eau potable à tout moment.
• À l’arrivée, transport depuis l’un des points d’entrée spécifiés du Jamboree.
• À la fin du Jamboree, transport depuis le site du Jamboree vers un point de sortie spécifié du Jamboree.
• Aucun équipement personnel ne sera fourni (c’est-à-dire tentes, lits de camp, sacs de couchage, etc.).
• Soins médicaux en cas de maladie (à l’exclusion des conditions préexistantes) ou d’accidents, y compris une chirurgie mineure ou un traitement, si nécessaire, pendant le Jamboree. Les médicaments et toutes les dépenses liées aux soins spécialisés ou à l’hospitalisation ne sont PAS inclus dans les frais.
• Un programme d’activités pour les moments de repos, et un kit de participation comprenant un foulard et un badge.

7 Soins de santé

7.1 Portée des soins de santé fournis

Les participants au 26e Jamboree Scout Mondial auront accès aux installations médicales propres à l’événement, du moment de l’arrivée sur le site du Jamboree au moment du départ du site du Jamboree. Notez toutefois que les conditions préexistantes sont exclues.

7.2 Services médicaux

Les installations médicales sur le site du 26e Jamboree Scout Mondial sont simplement des installations provisoires axées sur les premiers soins et les soins pré-hospitaliers. Tout traitement supplémentaire nécessaire sera fourni dans les installations médicales locales. Les frais du 26e Jamboree Scout Mondial ne couvrent pas les examens cliniques ni les traitements (par exemple, fractures suspectées, traitement nécessitant une hospitalisation, etc.) et chaque individu est responsable de toutes les dépenses engagées par un tel traitement et/ou hospitalisation. Par conséquent, chaque personne assistant au 26e Jamboree Scout Mondial est tenue d’obtenir une assurance pour couvrir une telle éventualité, et il incombe au Chef de Contingent de s’assurer que cette assurance a été obtenue.

7.3 Assurance voyage

Il est recommandé d’obtenir une couverture d’assurance appropriée, telle qu’une assurance voyage pour la période précédant l’arrivée au début du 26e Jamboree Scout Mondial et jusqu’à la fin de l’événement, en plus de l’assurance médicale.

7.4 Conditions préexistantes

Ceux qui ont des conditions médicales préexistantes doivent prendre des dispositions spéciales afin de pouvoir payer tout traitement lié à ces conditions.

7.5 Rapatriement

Les dispositions médicales du 26e Jamboree Scout Mondial sont basées sur la fourniture de traitements en Pologne et n’incluent pas le rapatriement, que ce soit pour des raisons médicales ou autres. Il est recommandé d’obtenir votre propre assurance pour couvrir une telle éventualité.

8 Règles

8.1 Règlement du Jamboree

L’organisation du Jamboree, en alignement avec les directives et politiques de l’OMMS, établira des règlements pour toutes les personnes assistant au Jamboree. Ces règlements seront résumés et publiés sous forme de Code de Conduite.

8.2 Sécurité contre les préjudices

La sécurité de tous les participants est la priorité absolue du Jamboree Scout Mondial. Tous les participants adultes devront suivre une formation Sécurité contre les préjudices avant d’assister à l’événement. Le Jamboree respectera les normes de l’OMMS pour la Sécurité contre les préjudices.

8.3 Lois locales

Le Jamboree se déroule en Pologne, et les lois locales s’appliquent. Selon la loi polonaise, l’âge légal de la majorité est de 18 ans. Cette exigence d’âge s’applique également à l’achat de tabac, d’alcool et de boissons énergétiques contenant plus de 150 mg/l de caféine ou de taurine, à l’exclusion des substances naturellement présentes. Cependant, veuillez noter que le 26e Jamboree Scout Mondial est un événement sans alcool.

8.4 Pénalités et expulsion

Toute personne en infraction avec les règlements du 26e Jamboree Scout Mondial, le code de conduite, les normes de Sécurité contre les préjudices ou les lois locales peut être expulsée de l’événement à tout moment. Toute personne - y compris les invités et les visiteurs - se comportant d’une manière jugée dangereuse, qui offense les autres ou est autrement inappropriée dans le contexte du Jamboree Scout Mondial, sera expulsée du site du Jamboree et ne pourra prétendre à aucun remboursement des frais. L’organisation du Jamboree se réserve le droit d’exclure tout groupe ou individu du site du Jamboree et, chaque fois que cela est approprié, le Chef de Contingent sera impliqué dans une telle décision. Toutes les dépenses résultant de l’exclusion ou de l’expulsion de tels groupes ou individus seront à la charge des personnes impliquées, et les plaintes ou demandes de compensation ne seront pas prises en considération.

9 Protection des données personnelles

9.1 Collecte et gestion des informations personnelles

Pour organiser et exécuter avec succès le Jamboree Scout Mondial, l’organisation du Jamboree doit recueillir et conserver certaines données personnelles relatives à tous les participants. En enregistrant des informations personnelles, y compris mais sans s’y limiter, le nom et la date de naissance, l’individu consent explicitement à la conservation des données personnelles aux fins liées à l’organisation et à l’exécution du 26e Jamboree Scout Mondial. L’inscription implique également un accord explicite avec les Termes et Conditions du 26e Jamboree Scout Mondial et les Politiques du 26e Jamboree Scout Mondial.

Si vous entrez des données au nom d’un autre (en tant que mandataire), il est supposé que vous aurez obtenu leur consentement pour que le Jamboree conserve leurs données personnelles. L’organisation du Jamboree suppose qu’un mandataire aura reçu l’accord explicite et préalable de la personne concernée. Le mandataire est responsable de l’accord de cette personne.

Toutes les informations personnelles conservées ne seront pas partagées avec des tiers, sauf lorsque cela est nécessaire pour la planification et l’exécution du 26e Jamboree Scout Mondial. Un accord de traitement/administration des données personnelles sera conclu avec tous les contingents nationaux participant au 26e Jamboree Scout Mondial avant l’inscription des participants individuels.

9.2 Libération de talent

En s’inscrivant au 26e Jamboree Scout Mondial, les individus consentent à ce que tout enregistrement multimédia (par exemple, vidéo, photographies, audio, etc.) pris au Jamboree et dans lequel ils peuvent apparaître soit utilisé par l’organisation du Jamboree, l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout, ainsi que ses licenciés ou cessionnaires, à des fins publicitaires, de publicité et/ou éditoriales, à des fins commerciales et/ou non commerciales, pour une distribution mondiale à perpétuité.

10 Règlements

10.1 Juridiction

Le 26e Jamboree Scout Mondial et ces Termes et Conditions sont régis par le droit polonais. En cas de conflit lié à ces Termes et Conditions, le droit polonais s’appliquera, et le tribunal de district de Gdańsk-Północ aura la compétence exclusive pour tout litige.

Le 26e Jamboree Scout Mondial ne constitue pas un service touristique ni un forfait de voyage au sens de la loi du 24 novembre 2017 sur les forfaits touristiques et les services de voyage liés (Journal des lois, article 2361), qui met en œuvre dans le système juridique polonais les dispositions de la directive 2015/2302/UE du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2015 relative aux événements touristiques et aux services de voyage connexes, modifiant le règlement (CE) n° 2006/2004 et la directive 2011/83/UE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la directive 90/314/CEE du Conseil.

10.2 Mises à jour

L’organisation du Jamboree se réserve le droit de modifier ces Termes et Conditions, en particulier pour tenir compte de tout changement de la loi applicable ou en cas de besoins futurs et fera des efforts diligents pour vous informer des modifications. La version la plus récente s’appliquera toujours. Veuillez contacter le Bureau du Jamboree pour toute clarification nécessaire.

10.3 Langues

En cas de conflit découlant de l’interprétation de ces Termes et Conditions, le texte en anglais prévaudra.

COMITÉ D’ORGANISATION DU 26E JAMBOREE SCOUT MONDIAL

Gdańsk, 1 août 2024