Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego
ZAPROSZENIE NR 2024.RFP.01 Z DNIA 02.10.2024
Przedmiot Zamówienia
Przeprowadzenie szkolenia żeglarskiego na patent żeglarza jachtowego
Zamawiający
Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego
ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska
KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808
www: wsj2027.pl, e-mail: office@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007
(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)
Tryb Zamówienia i podstawa formalna
Tryb: ZAPYTANIE OFERTOWE
Podstawa formalna:
Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.
Opis przedmiotu Zamówienia
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia lub szkoleń, na patent żeglarza jachtowego, w okresie wakacji 2025 roku, dla 30 osób.
Uczestnikami szkolenia będą członkowie Związku Harcerstwa Polskiego lub innych organizacji skautowych, którzy po ukończeniu szkolenia będą przygotowywani do pełnienia funkcji sternika śródlądowego podczas Światowego Jamboree Skautowego w Gdańsku w 2027 roku.
Wszyscy uczestnicy szkolenia, w chwili jego rozpoczęcia będą mieli ukończone 16 lat.
Zakres usługi:
- Pełne szkolenie teoretyczne i praktyczne na patent żeglarza jachtowego, zgodnie z ogólnym programem, który stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
- Zapewnienie przynajmniej 40% szkolenia na łodziach odkrytopokładowych typu slup.
- Włączenie do szkolenia zagadnień związanych z programem wodnym na Światowym Jamboree Skautowym w Gdańsku w 2027, dotyczących różnic międzykulturowych wśród uczestników Jamboree, praktycznych aspektów posługiwania się językiem angielskim podczas prowadzenia zajęć na wodzie itp. Zajęcia te zostaną przeprowadzone przez kadrę modułu wodnego Światowego Jamboree Skautowego 2027.
Wymagania dotyczące wykonawcy usługi:
1. Zapewnienie kadry kursu – minimum 7 osób prowadzących szkolenie, w tym 4 osób posiadających patent instruktora żeglarstwa PZŻ lub młodszego instruktora żeglarstwa PZŻ, nauczyciela żeglarstwa PZŻ, lub instruktora sportu w dyscyplinie żeglarstwo.
2. Zapewnienie uczestnikom i kadrze kursu pełnego wyżywienia – minimum 3 posiłki dziennie.
3. Zapewnienie uczestnikom i kadrze kursu zakwaterowania w budynku, domkach lub namiotach, wraz z dostępem do toalet, umywalni i natrysków.
4. Zapewnienie na czas 7 dni pobytu i wyżywienia dla dwóch przedstawicieli Zamawiającego, w okresie trwania szkolenia, w terminie ustalonym wspólnie.
5. Zapewnienie sprzętu do realizacji kursu, w tym:
A) Minimum 4 łodzi żaglowych odkrytopokładowych typu slup, o długości minimum 5,5 metrów, pozwalających na szkolenie 5 osób + instruktor,
B) Minimum 2 łodzi żaglowych kabinowych, o długości minimum 5,5 metra, wyposażonych w silnik zapewniający uzyskanie prędkości nie mniejszej niż 5 km/h i wyposażony w bieg wsteczny,
C) Łodzi ratowniczej wyposażonej w silnik, asekurującej akwen, na którym odbywa się szkolenie,
6. Zapewnienie paliwa do silników łodzi szkoleniowych i ratowniczych, na czas trwania kursu i egzaminu.
7. Zapewnienie warunków do przeprowadzenia szkolenia tj:
A) Portu, przystani lub pomostu do cumowania jednostek.
B) Pomostu do ćwiczenia manewru podejścia do kei, pozwalającego na wykonanie manewru podejścia do kei burtą (long side) oraz dziobem lub rufą z cumą na boi / muringu.
C) Akwenu szkoleniowego pozwalającego na prowadzenie szkolenia żeglarskiego na patent żeglarz jachtowy.
D) Dostępu do sali wykładowej wyposażonej w ekran i projektor oraz dostęp do toalety.
E) Zapewnienie sprzętu i miejsca na przeprowadzenie egzaminu na patent żeglarza jachtowego.
8. Sprzęt, nabrzeże lub pomost powinny spełniać wymagania bezpieczeństwa, przy czym nabrzeże lub pomost powinny być wyposażone w urządzenia cumownicze i pozwalać na wykonywanie przy nich manewrów przewidzianych w egzaminie na patent żeglarza jachtowego, a głębokość wody przy nabrzeżu lub pomoście powinna pozwalać bez przeszkód wykonać manewry przewidziane w egzaminie.
Informacje dodatkowe:
Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia unifikacji instruktorów prowadzących szkolenie, polegającej na przekazaniu oczekiwań zlecającego pod kątem prowadzonego szkolenia.
Egzamin na patent żeglarza jachtowego przeprowadzi komisja wskazana przez Zamawiającego. Egzamin odbędzie się w przedostatni dzień kursu. Opłatę za egzamin uczestnicy szkolenia będą ponosili indywidualnie.
Zlecający zastrzega sobie możliwość złożenia zamówienia na więcej niż jedno szkolenie, w uzgodnieniu z wykonawcą usługi.
Zlecenie na przeprowadzenie usługi będzie złożone do dnia 30 listopada 2024 roku,
Zaliczka na przeprowadzenie szkolenia będzie wpłacona do dnia 30 stycznia 2025 roku, w wysokości 20% kosztów szkolenia. Kolejna rata, w wysokości 60% kosztów szkolenia zostanie uiszczona w terminie uzgodnionym z wykonawcą, lecz nie później niż na 30 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Ostatnia rata 20 kosztów szkolenia, zostanie zapłacona w terminie do 14 dni po zakończeniu szkolenia.
Zakres oferty
Oferta winna zawierać:
1) Nazwę Oferenta;
2) Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych:
a. Krótki opis infrastruktury obiektu - adres, położenie, umiejscowienie akwenu szkoleniowego, portu / przystani / kei / pomostów szkoleniowych, sal wykładowych,
b. Wykaz sprzętu pływającego udostępnionego do szkolenia,
e. Cenę jednostkową dla jednego szkolenia brutto, przy założeniu zlecenia przeprowadzenia jednego szkolenia dla 30 osób.
f. Określenie ceny zakupu produktów żywnościowych na jedną osobę dziennie (tzw. “wsad do kotła”).
g. Proponowany termin zorganizowania szkolenia.
3) Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;
4) Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.
5) Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.
6) Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.
7) Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.
Kryteria wyboru Dostawcy
Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.
Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.
JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree.
Złożenie Oferty
Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres office@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji.
Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree.
Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres procurement@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.
Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 09:00-17:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR [Numer Zaproszenia]”.
Termin złożenie Oferty
Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 20.10.2024 do godz. 23:59 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.
Postanowienia końcowe
1) Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
2) Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.
3) Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.
4) Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.
5) JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta.
Załącznik: Załącznik - Ogólny program szkolenia.pdf
Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl
