Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2026/15 Z DNIA 07.05.2026

Przedmiot Zamówienia

Obsługa transportu i logistyki kontyngentów narodowych XXVI Światowego Jamboree Skautowego.. 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

Tryb: KONKURS OFERT NA PODJĘCIE WSPÓŁPRACY

Postępowanie prowadzone w trybie konkursu ofert na podjęcie Współpracy, zgodnie z § 7 w związku z § 8 ust. 1 Regulaminu postępowania przy wyborze dostawcy usług lub towarów oraz wyboru podmiotu współpracującego z dnia 18 kwietnia 2026 r. 

Przedmiot zamówienia: 

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego zaprasza do składania ofert na współpracę w zakresie świadczenia transportu i logistyki na rzecz kontyngentów narodowych XXVI Światowego Jamboree Skautowego. 

Ogólne zasady realizacji współpracy 

1. Przedmiotem postępowania jest wybór podmiotu współpracującego, który będzie świadczył usługi transportu i logistyki bezpośrednio na rzecz kontyngentów narodowych uczestniczących w XXVI Światowym Jamboree Skautowym. Beneficjentem usługi i stroną rozliczającą jej koszt są kontyngenty narodowe. 
2. Komitet Organizacyjny Jamboree nie finansuje przedmiotowej usługi i nie dokonuje płatności na rzecz wybranego podmiotu z tytułu jej świadczenia na rzecz kontyngentów. 
3. Współpraca, w rozumieniu § 2 pkt 9 Regulaminu, polega na rekomendowaniu kontyngentom przez Komitet Organizacyjny Jamboree wybranego podmiotu jako oficjalnego operatora logistycznego Jamboree i zapewnieniu mu dostępu do kontyngentów oraz informacji niezbędnych do prawidłowego świadczenia usługi, w zamian za korzyści finansowe na rzecz Komitetu Organizacyjnego Jamboree w postaci wynagrodzenia prowizyjnego. 

Przedmiot usługi świadczonej na rzecz kontyngentów 

Kontyngenty narodowe przesyłają na teren zlotu kontenery oraz przesyłki paletowe, których zawartość obejmuje w szczególności: 

• sprzęt obozowy (m.in. namioty, karimaty) przeznaczony dla uczestników kontyngentu; 

• wyposażenie gastronomiczne dla prowadzonych przez kontyngenty punktów żywienia (tzw. food house’ów), stanowiące rozwiązanie alternatywne wobec wynajmu sprzętu od JOC; 

• elementy wyposażenia oraz zdobnictwa namiotów ekspozycyjnych w strefie Plaza; 

• elementy zdobnictwa podobozów; 

• inny sprzęt, w tym sprzęt biurowy oraz transportowy (rowery itp.); 

• marginalnie – produkty spożywcze; Komitet Organizacyjny Jamboree informuje kontyngenty o ograniczeniach formalno-prawnych co do ich przywozu na terytorium RP, jednak nie wyklucza ich obecności w przesyłkach. 

Wybrany podmiot świadczy na rzecz kontyngentów usługi obejmujące w szczególności: 

1. transport cargo kontenerów lub palet: 

• z dowolnego miejsca na świecie do Gdańska (cała trasa), albo 

• od punktu granicznego Unii Europejskiej (port morski, port lotniczy) do magazynu operatora obsługującego kontyngenty; 

      2. obsługę celną przesyłek, obejmującą: 

• koordynację dokumentacji po stronie nadawców (kontyngentów); 

• obsługę ewentualnych kontroli celnych wraz z inspekcją kontenerów; 

      3. dostarczenie kontenerów na teren zlotu w terminie przypadającym przed dniem rozpoczęcia Jamboree, z zachowaniem harmonogramu uzgodnionego z Komitetem Organizacyjnym Jamboree; 

      4. rozładunek kontenerów na terenie zlotu z wykorzystaniem dźwigu o nośności adekwatnej do gabarytu i ciężaru pełnych kontenerów.

Specyfika obsługi celnej 

Z uwagi na charakter zamówienia oferent powinien w swojej ofercie uwzględnić następujące okoliczności operacyjne: 

1. brak kompletnej dokumentacji po stronie nadawcy skutkuje brakiem zwolnienia kontenera z portu lub punktu granicznego; 
2. urząd celny może przeprowadzać inspekcje kontenerów; do czasu zakończenia inspekcji kontener pozostaje zablokowany  
3. w warunkach jednoczesnego napływu znaczącej liczby kontenerów od nadawców niezweryfikowanych uprzednio przez organy celne, czas oczekiwania na inspekcję i zwolnienie może wynosić nawet 2 tygodnie; 
4. oferent zobowiązany jest do przekazywania kontyngentom oraz Komitetowi Organizacyjnemu Jamboree wytycznych dotyczących wymaganej dokumentacji oraz rekomendowanego wyprzedzenia w wysyłce kontenerów. Komitet Organizacyjny Jamboree przekaże kontyngentom stosowne informacje poprzez dedykowane biuletyny. 
5. Oferent wskaże ostateczny termin, do którego będą przyjmowane przesyłki tak by umożliwić ich dostarczenie i wyładunek na terenie Jamboree przed przyjazdem uczestników Jamboree 

Rozładunek na terenie zlotu 

Z uwagi na gabaryty i ciężar kontenerów ich rozładunek na terenie Jamboree wymaga użycia dźwigu o odpowiedniej nośności. Oferent uwzględnia w szczególności następujące uwarunkowania: 

1. transport kontenerów z magazynu operatora na teren zlotu organizuje operator, zapewniając dostępność jednego lub więcej dźwigów  
2. ruch dźwigów na terenie Jamboree będzie koordynowany przez Komitet Organizacyjny z ruchem innych pojazdów na terenie Jamboree w trakcie prac przygotowawczych.  
3. żadne dostawy kontenerowe nie będą możliwe po dniu 28 lipca 2027 (przyjazd pierwszych uczestników Jamboree); 
4. teren Jamboree charakteryzuje się ograniczoną stabilnością podłoża; konieczne jest poziomowanie i wzmacnianie podparcia dźwigu, co jest czasochłonne – oferent powinien ustalić normy czasowe operacji rozładunkowych na etapie postępowania; 

Wymagania merytoryczne i organizacyjne 

Oferent zobowiązany jest wykazać, że dysponuje: 

1. zdolnością do przyjęcia, składowania i wydania kontenerów w pełnym zakresie operacyjnym, obejmującym zdjęcie kontenera z naczepy, jego przechowywanie, załadunek oraz transport pod wskazany adres; 
2. udokumentowanym doświadczeniem w obsłudze celnej ładunków pochodzących spoza obszaru celnego Unii Europejskiej; 
3. zasobami transportowymi własnymi lub potwierdzonymi partnerstwami z przewoźnikami, w skali pozwalającej na obsługę przewidywanej liczby kontyngentów. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać: 

1. Nazwę Oferenta;  
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych;  
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT;  
4. Propozycję wynagrodzenia prowizyjnego na rzecz JOC. 
5. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.   
6. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty.  
7. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień.  
8. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia.  

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

...

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree – Jamboree House – Gdańsk, ul. Mierosławskiego 15. 

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnionedo reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia.  

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 15/2026”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 28 maja 12 czerwca 2026 do godz. 15.00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

...