Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów  w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/01 Z DNIA 16.04.2025

Przedmiot Zamówienia

Inżynier kontraktu – Budowa tymczasowego miasteczka zlotowego Jamboree 2027

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Podstawa formalna:

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty. 

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług Inżyniera Kontraktu dla zadania inwestycyjnego polegającego na przygotowaniu, nadzorze i koordynacji prac związanych z montażem, eksploatacją oraz demontażem tymczasowego Miasteczka Zlotowego na potrzeby 26. Światowego Jamboree Skautowego w 2027 roku, organizowanego na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku.

...

Od września 2025 roku do września 2027 roku, z uwzględnieniem wszystkich faz inwestycji: przygotowania, realizacji, eksploatacji i demontażu.

Zakres oferty

Oferta powinna zawierać:

1. Pełną nazwę (firmę) Oferenta, wraz z danymi identyfikacyjnymi (NIP, REGON, KRS lub CEIDG – jeśli dotyczy).
2. Opis proponowanego sposobu realizacji Zamówienia, obejmujący:
• koncepcję organizacyjną i metodykę działania,
• planowany sposób realizacji zadań w terenie,
• proponowane rozwiązania techniczne i organizacyjne,
• opis systemu kontroli jakości i nadzoru technicznego.
3. Cenę i sposób jej kalkulacji, zawierającą informację potwierdzającą specjalistów, o których mowa w pkt 4 poniżej, wskazanie stawki podatku VAT, łączną cenę brutto oraz netto.
4. Wykaz zespołu specjalistów przeznaczonych do realizacji zamówienia, zawierający:
• imię i nazwisko, wykształcenie, posiadane uprawnienia budowlane oraz doświadczenie (min. 10 lat) Inżyniera Rezydenta – specjalizacja konstrukcyjno-budowlana,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży sanitarnej – uprawnienia budowlane w zakresie instalacji sanitarnych,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży elektrycznej – uprawnienia budowlane w zakresie instalacji elektrycznych,
• dane i kwalifikacje Inspektora branży drogowej – uprawnienia budowlane w zakresie drogownictwa,
• dane i kwalifikacje Kosztorysanta,
• wskazanie osób rezydujących na miejscu inwestycji.
5. Dokumenty potwierdzające doświadczenie Oferenta i kluczowych członków zespołu w realizacji usług Inżyniera Kontraktu przy inwestycjach infrastrukturalnych o porównywalnym charakterze i skali, w tym:
• wykaz zrealizowanych projektów (nazwa inwestycji, lokalizacja, zakres prac, wartość inwestycji, okres realizacji, zamawiający),
• referencje lub listy rekomendacyjne od zamawiających.
6. Dane kontaktowe Oferenta, w tym imię i nazwisko osoby do kontaktu, numer telefonu oraz adres e-mail, na który kierowane będą wszelkie informacje związane z postępowaniem, w tym informacja o wyniku wyboru oferty.
7. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta, tj. odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, aktualny na dzień złożenia oferty.
8. Proponowany harmonogram płatności, powiązany z kamieniami milowymi realizacji usługi.
9. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia (wzór oświadczenia znajduje się w dokumentacji postępowania).

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami. 

...

 JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree.

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres office@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

...

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 09:00-17:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR [Numer Zaproszenia]”.

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 30.04.2025 r. do godz. 12:00 czasu lokalnego obowiązującego w Polsce.  

Postanowienia końcowe

• Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
• Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.
• Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.
• Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.

...

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

...