...

ZAPROSZENIE NR 2025/21 Z DNIA 18.12.2025

Przedmiot Zamówienia

Żywienie dorosłych wolontariuszy obsługujących XXVI Światowe Jamboree Skautowe w formie kantyny oraz usługi gastronomiczne dla obsługi wydarzeń towarzyszących.  

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

...

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.

Opis przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem zapytania jest żywienie dorosłych wolontariuszy obsługujących XXVI Światowe Jamboree Skautowe w formie kantyny oraz usługi gastronomiczne dla obsługi wydarzeń towarzyszącyc

Termin realizacji zamówienia od: 27 lipca 2027 (obiad) do: 10 sierpnia 2027 (śniadanie) 

Miejsce realizacji zamówienia: Teren Miasteczka Zlotowego na Wyspie Sobieszewskiej w Gdańsku (rejon pomiędzy ul. 100-lecia ZHP a ul. Kwiatową) 

Liczba osób żywionych: 10.000 osób (możliwe zwiększenie maksymalnie do 20%)

Forma realizacji: Produkcja i wydawanie posiłków w Kantynie w formie restauracji szybkiej obsługi na terenie Zlotu. Oczekujemy realizacji zamówienia w oparciu o halę namiotową dostarczoną przez Wykonawcę. Preferencją Zamawiającego jest produkcja dań w kuchni na terenie Zlotu z uwzględnieniem częściowej produkcji poza terenem Zlotu, w szczególności zewnętrznej produkcji półprodukt

Zakres zamówienia: Posiłki zapewnione na Zlocie powinny obejmować:  

1. Śniadanie w formie bufetu z uwzględnieniem dań ciepłych oraz napojów ciepłych i zimnych 
2. Lunch w formie wydawanych pakietów lunchowych złożonych z gotowych produktów zdatnych do przechowywania do 6 godzin poza lodówką lub w formie produktów dostępnych w ramach śniadania do samodzielnego przygotowania posiłków (przekąsek) lunchowych przez żywione osoby z udostępnieniem opakowań do przechowania lunchu. 
3. Obiadokolacja w formie bufetu

a) zupa / sałatki 

b) danie główne - mięsne i wegetariańskie 

c) deser

Wymagania dietetyczne: Wolontariuszom należy zapewnić urozmaiconą i zbilansowaną dietę odpowiednią dla osób dorosłych, także pracujących fizycznie. Żywione osoby będą pochodzić z praktycznie całego świata - należy uwzględnić różnice kulturowe oraz przyzwyczajenia żywnościowe. Dieta powinna uwzględniać elementy promocji polskiej kultury kulinarnej. Należy zapewnić dostępność diety koszernej, halal oraz wegetariańskiej / wegańskiej oraz specjalne diety medyczne (liczba osób żywionych wymagających diet religijnych i specjalnych będzie znana przed rozpoczęciem Zlotu). Zamawiający dopuszcza większą ofertę dań bezmięsnych w związku z przyjętymi celami zrównoważonego rozwoju i promocją diet ograniczających spożycie mięsa. 

Czas podawania posiłków: Oczekujemy, że kantyna będzie czynna bez przerwy każdego dnia od godziny 5:30 rano do godziny 1:00 w nocy następnego dnia. Śniadanie - od godziny 5:30 do 9:00 - w pełnym zakresie menu Lunch - wydawanie produktów w porze śniadania Obiadokolacja - od godziny 16:00 do godziny 21:30 - w pełnym zakresie menu Poza wyznaczonymi godzinami posiłków, Wykonawca zapewni dostępność ograniczonego menu w formie bufetu 

Obsługa i wyposażenie: Zamawiający oczekuje wykonania usługi na własnych urządzeniach Wykonawcy (urządzenia do produkcji i wydawania posiłków, urządzenia do przechowywania żywności) oraz przy użyciu stołów, krzeseł lub ławek, naczyń i sztućców zapewnionych przez Wykonawcę. Naczynia i sztućce powinny być wielorazowego użytku jednak z wyłączeniem naczyń szklanych. Opakowania udostępniane do przygotowania lunchu powinny być biodegradowalne lub wielokrotnego użytku.  

Obsługa zapewniona przez Wykonawcę: Wykonawca zapewnia obsługę kuchni - dostawy surowców i półproduktów, przygotowanie produktów, wydanie potraw do punktów ich samoobsługowego pobierania, mycie naczyń i sztućców. 

Obsługa zapewniona przez Zamawiającego: Zamawiający może zapewnić częściową obsługę hali siłami Wolontariuszy - organizacja ruchu (kolejki), odbieranie brudnych naczyń i sztućców i ich sortowanie, utrzymanie porządku i czystości na hali Kantyny, pomoc przy wydawaniu produktów lunchowych. 

Warunki techniczne: Wykonawca zaprojektuje a następnie na własny koszt postawi układ funkcjonalny Kantyny po akceptacji przez Zamawiającego. Powinna być to hala namiotowa, której powierzchnia zapewni szybką możliwość serwowania posiłków, tak aby maksymalny czas wydania w godzinach szczytu nie przekraczał 2 godzin. Zamawiający zapewni zasilanie Kantyny w energię elektryczną generatorami prądu lub w miarę możliwości technicznych, częściowo z sieci energetycznej. Zamawiający przedstawi zapotrzebowanie na wodę oraz założenia co do ilości i parametrów odprowadzanych ścieków. Wykonawca zwróci Zamawiającemu koszty zużytej energii, wody oraz odprowadzonych ścieków.

Wykonawca we własnym zakresie zagospodaruje odpady - opakowania, odpady żywnościowe, zlewki. Wszystkie konstrukcje zbudowane dla potrzeb realizacji zamówienia będą tymczasowe.  

Wykonawca na swój koszt przywróci teren wykorzystywany do realizacji zamówienia do stanu pierwotnego. 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać:  

1. Nazwę Oferenta; 
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych; 
3. Kalkulację cenową w odniesieniu do każdego elementu oferty. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień. 
7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

...

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

...

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 21/2025”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 06.02.2026 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

1. Ofertyniespełniającewymagańopisanych w niniejszymOgłoszeniuniebędą brane pod uwagęprzezZamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta iJOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOCzastrzegasobieprawo do: odwołanianiniejszegopostępowania w całościlub wczęści w każdymczasie, niedokonaniawyborużadnejoferty, zmianyterminówwyznaczonych w niniejszymZaproszeniu, żądaniadodatkowychszczegółowychinformacjiiwyjaśnieńodOferenta. 

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

...