Zaproszenie do składania ofert na dostawę usług lub towarów w związku z organizacją 26. Światowego Jamboree Skautowego

ZAPROSZENIE NR 2025/19 Z DNIA 19.12.2025

Przedmiot Zamówienia

Realizacja usługi transportu autokarowego 

Zamawiający

Komitet Organizacyjny XXVI Światowego Jamboree Skautowego

ul. Za murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

KRS 0001022285, REGON 524671705, NIP 5833472808

www: wsj2027.pl, e-mail: gdansk@wsj2027.pl, tel. +48 58 58 59 007

(dalej także jako: Komitet Organizacyjny Jamboree lub JOC)

Tryb Zamówienia i podstawa formalna

Tryb: KONKURS OFERT

Niniejsze postępowanie nie jest objęte przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn.zm.). Podstawę formalną jego przeprowadzenia stanowi Regulamin Postępowania dostępny na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Jamboree, a także niniejsze Zaproszenie. Zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego, niniejsze Zaproszenie stanowi jedynie zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Samo Ogłoszenie nie stanowi oferty.

Opis przedmiotu Zamówienia

Realizacja usługi transportu autokarowego na potrzeby przeprowadzenia działań programowych dla uczestników Jamboree oraz programu odwiedzin Miasteczka Zlotowego dla gości w dniach 31 lipca 2027 – 8 sierpnia 2027 r.

Do realizacji całości zamówienia będzie potrzebne codziennie około 146 autokarów. Co najmniej 22 autokary muszą być dostosowane do przewozu osób z niepełnosprawnością ograniczającą swobodne poruszanie się.

Zamawiający przedstawi wykonawcy plan przewozów do dnia 31.03.2027 roku.

Wykonawca wyznaczy koordynatora odpowiedzialnego za prowadzenie operacji transportowej, który będzie obecny w Miasteczku Zlotowym Jamboree podczas wydarzenia oraz będzie współpracował z Centrum Operacyjnym.

Zamawiający dopuszcza oferty cząstkowe obejmujące co najmniej 5 autokarów, jednakże preferowane będą pełne oferty.  

 

Zakres usług przewozowych

Zadanie 1 

Przewóz uczestników Jamboree wraz z bagażami pomiędzy Miasteczkiem Zlotowym, a bazami obozowymi ZHP, w ramach operacji „Camp-in-Camp”.  

Autokary będą przewozić codziennie drużyny zlotowe do baz harcerskich w odległości do 150km od Miasteczka Zlotowego i z powrotem po zakończonych zajęciach programowych. Drużyny zlotowe składają się z 40 osób (36 uczestników oraz 4 opiekunów). Każda z nich będzie podróżować osobno jednym autokarem. Z drużyną będą podróżować wolontariusze 5 – 10 osób. Wszyscy uczestnicy wyjazdu będą mieli ze sobą bagaże – po 1 na osobę. Po przywiezieniu drużyny na miejsce docelowe (z wyłączeniem 8 sierpnia 2027 r. – przejazd do bazy harcerskiej bez pasażerów), autokar zabierze do Miasteczka Zlotowego drużynę przywiezioną poprzedniego dnia (z wyłączeniem 31 lipca 2027 r. – przejazd z bazy harcerskiej bez pasażerów

Czas trwania: 31.07.2027 r. – 08.08.2027 r. tj. 9 dni kalendarzowych 

Wyjazd: 10:00 – 12:00 

Przyjazd: 14:00 – 16:00 

Liczba uczestników: 4500 – 6000 

Całkowita liczba autokarów do transportu dziennie: 100 – 120 o pojemności minimum 50 miejsc. 

Miejsce docelowe: bazy harcerskie położone w średniej odległości 120 km, maksymalnie do 150km od Miasteczka Zlotowego. 

Trasa: Miasteczko Zlotowe – baza harcerska – Miasteczko Zlotowe 

Uwagi: 1 autokar odpowiada za przewóz wyłącznie 1 drużyny zlotowej – 40 osób (36 uczestników oraz 4 opiekunów dorosłych) wraz z wolontariuszami 5 – 10 osób. Podróżni będą posiadali bagaże.  

Zadanie 2 

Przewóz uczestników Jamboree pomiędzy Miasteczkiem Zlotowym, a miejscami wodowania kajaków, w ramach realizacji modułu „River” oraz przewóz uczestników do Miasteczka Zlotowego po zakończonych zajęciach programowych. 

 Autokary będą przewozić codziennie drużyny zlotowe do przystani kajakowych w odległości do 40km od Miasteczka Zlotowego i z powrotem po zakończonych zajęciach. Drużyny zlotowe składają się z 40 osób (36 uczestników oraz 4 opiekunów). Każda z nich będzie podróżować osobno jednym autokarem. Z drużyną będą podróżować wolontariusze – 5 osób. Podróżni będą posiadać bagaże podręczne. 

 Czas trwania: 31.07.2027 r. – 08.08.2027 r. tj. 9 dni kalendarzowych 

Wyjazd: 9:00 

Przyjazd: 16:00 

Liczba uczestników: 720 

Całkowita liczba autobusów do transportu dziennie: 16 o pojemności minimum 45 miejsc. 

Miejsce docelowe: przystanie kajakowe położone w średniej odległości 20 km, maksymalnie do 40km od Miasteczka Zlotowego.  

Uwagi: 1 autokar odpowiada za przewóz 1 drużyny zlotowej – 40 osób (36 uczestników oraz 4 opiekunów dorosłych) wraz z  wolontariuszami – 5 osób.  

 

Zadanie 3 

Utworzenie stałego połączenia autokarowego do przewozu gości odwiedzających Miasteczko Zlotowe Jamboree, z punktu recepcyjnego w AmberExpo w Gdańsku na teren Miasteczka Zlotowego, w ramach realizacji programu „Day Visitors” oraz z powrotem do punktu recepcyjnego w AmberExpo w Gdańsku. 

 Autokary będą codziennie przewozić gości chcących odwiedzić Miasteczko Zlotowe Jamboree. Autokary mogą przewozić pełną liczbę pasażerów. Kursy powinny odbywać się z częstotliwością 20minut.   

 Czas trwania: 31.07.2027 r. – 08.08.2027 r. tj. 9 dni kalendarzowych 

Rozpoczęcie przewozów: 10:00 

Zakończenie przewozów: 17:00 (13:00 dnia 08.08.2027) 

Częstotliwość kursowania: 20 minut 

Trasa: AmberExpo – Miasteczko Zlotowe – AmberExpo 

Liczba pasażerów: 2500 – 2700  

Całkowita liczba autobusów potrzebna do realizacji transportu: 10 o pojemności minimum 50 miejsc. 

Uwagi: Wykorzystanie autobusu do pełnej liczby pasażerów.  

 

Informacje o dokładnych lokalizacjach przystanków: 

Miasteczko Zlotowe: Gdańsk, ul. 100-lecia ZHP 

Międzynarodowe Targi Gdańskie – AMBEREXPO: Gdańsk, ul. Żaglowa 11 

Zakres oferty

Oferta winna zawierać:  

1. Nazwę Oferenta; 
2. Opis projektowanego sposobu realizacji Zamówienia wraz ze wskazaniem konkretnych rozwiązań technicznych i realizacyjnych; 
3. Uzupełniony Załącznik nr 1 zawierający kalkulację cenową w odniesieniu do poszczególnych zadań. Propozycja cenowa powinna uwzględniać wszelkie koszty składające się na cenę, w tym podatek VAT; 
4. Dane kontaktowe Oferenta, w tym adres e-mail, na który dostawca otrzymywać będzie wszelkie informacje związanie z niniejszym Zaproszeniem, w tym informację o wyborze oferty.  
5. Kopię dokumentów rejestrowych Oferenta lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z właściwego rejestru, aktualnego na dzień złożenia oferty. 
6. Opis dotychczasowych doświadczeń w realizacji podobnych zamówień oraz zamówień przy wykorzystaniu zaproponowanej technologii.  
7. Podpisane oświadczenie załączone do ogłoszenia. 

Kryteria wyboru Dostawcy

Zamawiający po złożeniu Ofert może przeprowadzić negocjacje z wybranymi lub wszystkimi Oferentami.   

Wybór Dostawcy należy wyłącznie do JOC. Zamiarem JOC jest poznanie ofert oraz wynegocjowanie jak najlepszych warunków realizacji Przedmiotu Zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo wyboru Dostawcy według swojego uznania, jak również niewybrania żadnej oferty i wówczas przepis art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania.  

JOC wybierze Ofertę, która przedstawiać będzie najkorzystniejszy łączny bilans ceny, kosztów eksploatacji, czasu wykonania lub dostawy oraz innych istotnych warunków przedmiotu Zaproszenia, w tym wymagań związanych z odpowiedzialnością środowiskową, oczekiwanych przez Komitet Organizacyjny Jamboree. 

Złożenie Oferty

Przed złożeniem oferty Zamawiający dopuszcza zadawanie pisemnych pytań za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres gdansk@wsj2027.pl. Po złożeniu ofert Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie dodatkowych negocjacji. 

Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej lub osobiście w Biurze Jamboree.

Dla formy elektronicznej: Ofertę i wszystkie załączniki do niej należy spakować do jednego pliku PDF, który musi zostać podpisany Podpisem Zaufanym lub certyfikowanym podpisem elektronicznym przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania Oferenta i przesłany na adres gdansk@wsj2027.pl. W temacie wiadomości proszę umieścić numer niniejszego Zaproszenia. 

Dla formy osobistej: Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta oraz zostać złożona w zamkniętej kopercie w Biurze Jamboree (siedziba Zamawiającego). W przypadku przesyłki listowej bądź kurierskiej decyduje data i godzina wpływu przesyłki do Biura Jamboree, które pracuje od poniedziałku w godz. 08:00-16:00. Kopertę należy opisać w następujący sposób: „OFERTA W POSTĘPOWANIU NR 19/2025”.  

Termin złożenie Oferty

Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 27.02.2026 do godz. 15:00   

Postanowienia końcowe

1. Oferty niespełniające wymagań opisanych w niniejszym Ogłoszeniu nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.   
2. Oferent jest zobowiązany Ofertą przez okres 50 dni od dnia złożenia Oferty.  
3. Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy przedstawili oferty o wyniku niniejszego postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazane przez Oferentów adresy e-mail. Niepodanie adresów e-mail skutkować będzie brakiem możliwości uzyskania informacji o wyniku postępowania.     
4. Wybór oferty i poinformowanie Oferenta o jej wyborze przez JOC nie stanowi przyjęcia oferty. Umowa zostanie zawarta w momencie podpisania przez Oferenta i JOC odrębnego dokumentu zawierającego treść szczegółowej umowy regulującej zasady wykonania przedmiotu zamówienia. JOC zastrzega sobie prawo przedstawienia wzoru takiej umowy, a dostawca przyjmuje to do wiadomości.    
5. JOC zastrzega sobie prawo do: odwołania niniejszego postępowania w całości lub w części w każdym czasie, niedokonania wyboru żadnej oferty, zmiany terminów wyznaczonych w niniejszym Zaproszeniu, żądania dodatkowych szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferenta. 

Dyrektor Finansowy: (—) Artur Glebko                Dyrektor Wykonawczy: (—) Karol Gzyl

Załącznik nr 1

Załącznik nr 1 

 

OFERTA  

 

Nazwa firmy: ………………………………………………………………………………………………... 

                                                                             Podpis składającego ofertę

Wzór oświadczenia oferenta

Oświadczenie oferenta

[Data]

Komitet Organizacyjny 26. Światowego Jamboree Skautowego

Za Murami 2-10, 80-823 Gdańsk, Polska

My, [Nazwa Oferenta], niniejszym oświadczamy i potwierdzamy naszą zdolność do udziału w procesie przetargowym zgodnie z wytycznymi zawartymi w obowiązującej dokumentacji przetargowej. Oświadczamy, że:

Brak postępowań upadłościowych lub likwidacyjnych

Nie zostały wobec nas złożone wnioski o ogłoszenie upadłości ani nie znajdujemy się w trakcie jakiegokolwiek procesu likwidacyjnego.

Brak zaległości w zobowiązaniach publicznoprawnych

Posiadamy uregulowane wszelkie płatności związane z podatkami, opłatami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz innymi długami o charakterze publicznoprawnym, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Integralność zarządzania

Żaden z obecnych członków naszych organów zarządzających (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych członkowie zarządu) ani inne osoby zarządzające, w tym pełnomocnicy, nie zostali skazani za przestępstwo związane z procedurą zamówień publicznych ani za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Zgodność z sankcjami międzynarodowymi

Nie jesteśmy obywatelami Federacji Rosyjskiej, ani też nie jesteśmy firmą, podmiotem lub instytucją mającą siedzibę w Rosji. Dodatkowo, nie jesteśmy bezpośrednio ani pośrednio własnością takich osób w więcej niż 50%. Żadne z naszych działań związanych z postępowaniem nie obejmuje, ani nie będzie obejmować, bezpośrednio lub pośrednio, takich podmiotów lub osób.

Podwykonawstwo i integralność łańcucha dostaw

Nie angażujemy, ani nie będziemy angażować żadnych podwykonawców, dostawców ani innych podmiotów, które są rosyjskie lub których rosyjski kapitał przekracza 10% całkowitej wartości kontraktu w realizacji umowy.

Niniejsza deklaracja ma na celu potwierdzenie naszej zgodności z kryteriami kwalifikacyjnymi oraz warunkami określonymi w dokumentacji postępowania. Rozumiemy, że podanie nieprawdziwych informacji w niniejszej deklaracji może prowadzić do dyskwalifikacji z postępowania lub innych konsekwencji prawnych.

Z poważaniem,

[Podpis cyfrowy lub odręczny upoważnionego przedstawiciela]

[Imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela]

[Stanowisko]

[Dane kontaktowe]