4 mai 2026
Ce document contient toutes les informations nécessaires concernant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la participation au 26e Jamboree scout mondial. La présente note d'information s'adresse aux participant.e.s adultes ainsi qu'aux participant.e.s mineur.e.s et à leurs tuteurs et tutrices légales. Elle explique les finalités du traitement des données à caractère personnel, les durées de conservation des données et vos droits en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD »). L'obligation de fournir ces informations découle des articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données.
Une description détaillée des données à caractère personnel traitées figure dans la circulaire n° 06, disponible en téléchargement à l'adresse suivante :https://www.jamboree2027.org/data-protection-notice
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est le Comité d'organisation du 26e Jamboree scout mondial (ci-après dénommé « le Responsable »), dont le siège social est situé à l’adresse suivante : ul. Za Murami 2–10, 80-823 Gdańsk, Pologne.)
Le Responsable peut être contacté par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par e-mail à l’adresse suivante :office@wsj2027.pl .
Délégué à la protection des données
Le Responsable du traitement a désigné un délégué à la protection des données, qui peut être contacté à l'adresse suivante :dataprotection@wsj2027.pl.
Base juridique
Le traitement des données à caractère personnel est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD), ainsi qu'à la loi polonaise sur la comptabilité du 29 septembre 1994 et au Code civil polonais du 23 avril 1964.
Finalités du traitement des données à caractère personnel des participant.e.s, y compris les IST/CMT/JDT et les tuteurs et tutrices légales
Données des participants
Les données à caractère personnel des participants sont traitées aux fins de l'enregistrement de la participation au 26e Jamboree scout mondial et de la garantie de conditions de participation appropriées, notamment : l'organisation et la logistique de l'événement (hébergement, restauration, infrastructures), la garantie de la sécurité (y compris le traitement des données de santé pour fournir une assistance médicale), la personnalisation de l'expérience (y compris la religion, le régime alimentaire, le sexe et les besoins particuliers), la communication (fourniture d'informations organisationnelles et de mises à jour du programme), ainsi que l'archivage et la documentation de la participation.
La base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD et l’article 9, paragraphe 2, point d), du RGPD. En cas d’urgence, les données peuvent également être traitées en vertu de l’article 9, paragraphe 2, point c), du RGPD afin de protéger les intérêts vitaux du participant.e.s.
Les données seront conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice financier au cours duquel les états financiers ont été approuvés.
Les données à caractère personnel sont également traitées aux fins de la mise en œuvre et du règlement des financements publics accordés sur les fonds publics de la République de Pologne, y compris les obligations de déclaration. Les documents peuvent être transmis aux organismes de financement à titre de preuve de l'utilisation des fonds publics.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD.
Les données seront conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice financier au cours duquel les états financiers et les rapports de subvention ont été approuvés.
Les données à caractère personnel sont traitées afin de respecter les obligations légales, y compris les exigences relatives aux événements de masse, aux réglementations sanitaires et aux règlements financiers.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.
Les données seront conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice financier au cours duquel les états financiers ont été approuvés.
Pour les participant.e.s originaires de pays nécessitant un visa pour entrer en Pologne, les données à caractère personnel sont traitées afin de faciliter la procédure de demande de visa, y compris la délivrance de documents et le transfert de données aux autorités compétentes telles que le ministère des Affaires étrangères, les missions diplomatiques et consulaires polonaises, les missions diplomatiques et consulaires de pays tiers, ainsi que les autorités chargées de la sécurité et de l'ordre publics.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD, ainsi que l'article 9, paragraphe 2, point d), du RGPD. Les données seront conservées pendant 3 ans après la fin de l'événement.
Les données à caractère personnel peuvent également être traitées aux fins de la constatation, de l'exercice ou de la défense d'un droit en justice. La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD et l'article 9, paragraphe 2, point d), du RGPD.
Les données seront conservées pendant 3 ans après la fin de l'événement.
L'image des participants peut être publiée sans consentement sur des sites web et des plateformes de réseaux sociaux à des fins promotionnelles, éducatives et de marketing, lorsque la personne ne constitue qu'un détail d'un ensemble plus vaste, tel qu'un rassemblement public, un paysage ou un événement.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, en liaison avec l'article 81, paragraphe 2, point 2, de la loi polonaise sur le droit d'auteur du 4 février 1994.
En raison de la publication sur les réseaux sociaux, les données à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays tiers ou des organisations internationales. Les réseaux sociaux agissent en tant que responsables du traitement indépendants et disposent de leurs propres politiques de confidentialité.
Les données seront conservées pendant 10 ans après la fin de l'événement.
Les images des participants peuvent également être traitées sans consentement à des fins d'archivage et de recherche historique, notamment pour documenter le déroulement du 26e Jamboree scout mondial.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, en liaison avec l'article 89, paragraphe 1, du RGPD.
Les données seront traitées pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs d'archivage, puis conservées à des fins historiques pour une durée indéterminée. Le responsable du traitement met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, notamment la minimisation des données et l'accès restreint.
Données des tuteurs et tutrices légales
Données personnelles des tuteurs légaux sont traitées afin d'inscrire leur enfant à l'événement et à des fins de contact.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
Les données seront conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice au cours duquel les états financiers ont été approuvés.
Les données peuvent également être traitées aux fins de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD pendant une période de 3 ans après la fin de l'événement.
Données des personnes à contacter en cas d'urgenceLes données à caractère personnel sont traitées à des fins de contact en cas d'accident ou d'autre situation d'urgence.
La base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Les données seront conservées jusqu'à la fin de l'événement.
Données des bénévoles / IST / CMT / JDT
Les données à caractère personnel sont traitées afin de respecter les obligations légales relatives à la prévention des infractions sexuelles et à la protection des mineur.e.s, y compris la vérification dans les registres pertinents.
La base juridique du traitement est l'article 10 en liaison avec l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.
Les informations relatives à la vérification et aux éventuelles données du casier judiciaire seront conservées jusqu’à ce qu’une décision soit prise quant à l’admission de la personne aux activités impliquant des mineur.e.s.
En cas de refus, ces données seront conservées pendant la durée nécessaire à l'exercice ou à la défense de droits en justice, soit 3 ans.
Source des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent provenir de tiers, y compris d'organisations participant au 26e Jamboree scout mondial.
Transferts de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent être transférées à des tiers sur la base de dispositions légales et d'accords conclus, y compris des accords de traitement des données.
Les données peuvent être transférées en vertu d'obligations légales, notamment à :
- l'Organisation mondiale du mouvement scout ;
- l'Association polonaise du scoutisme et du guidisme ;
- aux prestataires de soins de santé pendant l'événement ;
- la police et l'Agence de sécurité intérieure ;
- les organismes publics (gouvernementaux) fournissant un financement ;
- Ministère des Affaires étrangères de la République de Pologne ;
- Ministère de la Justice de la République de Pologne ;
- les missions consulaires et diplomatiques de la Pologne et de pays tiers.
Les données peuvent également être transférées, dans le cadre d'accords de traitement des données, notamment à :
- Microsoft Ireland Operations Limited – fournisseur de services cloud (Microsoft 365) ;
- EAS Technologies Limited T/A Accredit Solutions – fournisseur de systèmes d'enregistrement des participants et de gestion des données ;
- Rosterfy Ltd. – fournisseur de services de gestion des données des bénévoles.
Les transferts vers des pays tiers sont fondés sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou d'autres garanties appropriées, y compris le cadre de protection des données.
Prise de décision automatisée
Le responsable du traitement ne procède à aucune prise de décision automatisée, y compris le profilage.
Vos droits
La fourniture de données à caractère personnel est nécessaire pour participer au 26e Jamboree scout mondial. Les personnes concernées disposent des droits suivants :
- le droit d'accéder à leurs données à caractère personnel, de les rectifier, de les effacer (lorsque la loi le permet) ou d'en limiter le traitement ;
- le droit de s'opposer au traitement fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ;
- le droit à la portabilité des données lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat et effectué par des moyens automatisés ;
- le droit de ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage ;
- le droit d'introduire une réclamation auprès du président de l'Office de protection des données à caractère personnel (UODO) en Pologne, dont les coordonnées sont disponibles à l'adresse www.uodo.gov.pl
Pour exercer ces droits, veuillez contacter le responsable du traitement.
